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论会计电算化对传统手工会计的影响

  摘要:会计工作是企业管理的重要环节,在会计工作中沿用传统的手工记帐、算帐方法已经远远不能适应现代化生产和经营的需要,为了提高会计工作的质量和效率,实现会计电算化是现代会计发展的必然趋势。会计电算化的实施和推广不仅提高了会计处理的效率和会计信息的质量,还改变了传统手工会计方式下的会计处理流程和会计处理方法,不仅是对传统会计数据处理手段的变革,而且也对会计理论和会计实物产生了革命性的影响。

  本问包括以下几部分内容:阐述会计电算化的概念、发展,并详细分析会计电算化同传统手工会计的联系与区别;深入剖析会计电算化对会计理论及传统会计工作的影响;在此基础上,分析了会计电算化对会计的影响;最后,从我国会计工作的实际情况出发,总结了会计电算化面临的问题。

  关键字:会计电算化;  传统会计;  影响

  一、会计电算化的发展以及同传统手工会计的联系与区别

  1.1会计电算化的发展 

  会计电算化在西方发达国家是从50年代中期发展起来的。当时,会计电算化发展比较缓慢,主要是用于支付职工薪金的核算,库存材料的核算、现金收支等会计业务的数据处理,只能局部地代替一些手工劳动,就其处理流程来说,仍然是模仿手工操作,但是计算机的应用,确实减轻了会计人员的劳动强度,提高了工作效率,提高了工作质量。

  70年代后,随着计算机技术的迅猛发展,计算机网络技术的应用,数据库管理系统和会计专用计算机的发展,给会计电算化开辟了广阔天地,使其呈现出普及化的趋势。当今西方许多发达国家,将计算机广泛应用于会计数据处理、会计管理、财务管理及会计预测和决策,并且取得了显著的经济效益。

  我国的会计电算化起步较晚,始于70年代末、80年代初。从企业的应用角度出发,我国会计电算化的发展经历了会计核算、财务管理的发展,最终与企业其他业务信息模块结合,形成了一体化的企业管理软件。

  1.2会计电算化同传统手工会计的联系与区别

  1.2.1主要联系

  两者系统目标一致,两者都对企业的经济业务进行记录和核算,最终目标都是为了加强经营管理,提供会计信息,提高企业经济效益。两者采用的基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法,都采用复式记账原理。两者都要遵守会计和财务制度。

  从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。两者编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表,并且都必须按国家要求编制企业外部报表。

  系统目标一致。两者都对经济业务进行记录和核算,目标都是为了加强经营管理,提供会计信息,参与经营决策,提高企业经济效益。基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法,都采用复式记账原理。都要遵守会计和财务制度,以及国家的各项财经法纪,严格贯彻执行会计法规,堵塞各种可能的漏洞。系统的基本功能相同。都具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出,会计信息档案必须妥善保存,以便查询。编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表,并且都必须按国家要求编制企业外部报表。

  1.2.2主要差异比较

  两者系统初始化设置工作有差异。

  手工会计的初始化工作包括建立会计科目,开设总账,登录余额等;会计电算化的初始化设置工作则较为复杂,且带有一定的难度。其内容主要有会计系统的安装,账套的设置,网络用户的权限设置,操作员及权限的设置,软件运行环境的设置,科目级别与位长的设置,会计科目及其代码的建立,最明细科目初始余额的输入,凭证类型设置,自动转账分录定义,会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。

  两者科目的设置和使用上存在差异。在手工会计中,由于手工核算的限制,将账户分设为总账和明细账,明细账大多仅设到三级账户。此外,再开设辅助账户以满足管理核算上的需要;科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在会计电算化中,计算机可以处理各种复杂的工作。科目的级数和位长设置因不同的软件而异。有的财务软件将科目的级数可设置到6级以上,完全满足了会计明细核算方面的需要;科目的设置上除设置中文科目外,仍应设置与中文科目一一对应的科目代码。使用科目时,计算机只要求用户输入某一科目代码,而不要求输入该中文科目,但在显示打印时,一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示。两者账务处理程序上存在差异。

  手工会计根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同,采用不同的会计核算形式。常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式,日记账核算形式等。对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法,通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对,目的是为了简化会计核算的手续,以减少舞弊和差错。而在会计电算化中,一般要根据文件的设置来确定,常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式,在一个计算机会计系统中,通常只采用其中一种核算形式,对数据进行集中收集、统一处理,数据共享的操作方法。

  两者账簿格式存在差异。

  在手工会计中,账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种,并且对现金日记账。而在计算机会计系统中,由于受到打印机的条件限制,不太可能打印出订本式账簿。因此,所有的账页均可按活页式打印后装订成册;总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账,后者可代替前者;明细账的格式可有三栏式,多栏式和数量金额式等。

  二、    会计电算化对传统会计理论的影响

  会计电算化是电子计算技术与会计相结合产生的。它的产生为传统会计理论研究提供了新的内容,进而影响会计理论的结构。

  会计是以提供财务信息为主的信息系统,在企业经营管理中起着重要作用。随着经济及科技水平的不断提高,电子信息产业的不断发展,我国的会计电算化工作也取得了巨大的发展。会计信息处理从手工发展到电算化,使传统会计格局逐渐被打破,新的会计思想和理论逐渐确立,从而在推动会计自身发展和变革的同时,也促进会计电算化的进一步完善和发展。会计电算化不仅仅是技术问题,它涉及到会计人员的工作方式、会计组织的管理形式等各方面的变革。本文在会计电算化含义及其特征的基础上,讨论了会计电算化发展对传统会计的影响,指出会计电算化的发展对传统会计的会计理论的影响。一、改变了会计数据的处理方法,传统会计通常根据业务量的大小,分别由多人手工登记现金,银行,往来款项,费用,存货等各种明细账和总账,出现数据处理错误和数据之间的不平衡在所难免,需要进行总账和明细账的平行登记并且进行总账和明细账之间的核对。而在会计电算化系统中,这些数据处理均可由计算机成批或实时自动处理完成,数据的准确率和可靠性相对较高,账与账之间的核对就不是十分必要的。二、会计工作由“核算型”向“管理型”发展会计信息系统是企业管理信息系统的核心,企业所有的管理活动与会计信息系统都直接或间接相关。在会计核算中,一些能够使会计信息更加科学的会计方法由于操作上的难度而不得不放弃,如辅助生产费用分配中的代数分配法、坏账准备金提取中的账龄分析法等。而在电算化条件下,无论多难的会计核算方法,计算机都能在瞬间完成。再者,社会主义市场经济体制下的企事业内部管理需求具有预测,决策,规划,控制,核算和分析功能的会计软件;金蝶K3,用友U8这些管理型的会计电算化软件的应用推动了会计工作的进程,将原来的销售核算,工资核算改造成销售管理,工资人事管理,加强了各系统之间的联系和数据的共享,逐步形成“大财务信息系统”,适应新时期下会计工作的研究和探讨。

  2.1对传统会计处理内部控制的影响

  手工环境下的会计信息系统,主要是以人为主体。内部控制主要是针对人与人的联系设计的。例如,总帐与明细帐分别由不同人员管理,互相定期或不定期进行核对;会计与出纳也是由不同人员承担,会计人员管理帐务不接触现金,出纳人员只管理现金而不管理帐簿。在电算化条件下。电算化会计信息系统是以计算机为主要处理工具,凭证数据录入后,由计算机自动集中处理各种会计业务,包括登帐、结帐、银行对帐、自动帐甚至自动生成会计报表等。因此,为了系统存储和处理会计信息准确完整,必须结合会计电算化系统的特点,建立起一整套更为严格的内部控制制度。

  2.2对传统会计核算方法选择的影响

  会计电算化能够采用一些在手工条件下无法完成或难度很大的,能使会计信息更加有用、更加准确、更加科学的会计方法。例如:辅助生产费用分配中的代数分配法、坏账准备金提取的帐龄分析法、按产品品种分别计算材料成本差异等等。在电算化条件下,计算机都可在瞬间完成。因此,操作简便不再是会计方法选择的依据,唯一条件就是决策有用性。

  2.3对传统会计信息输出形式的影响

  手工条件下,会计信息载体是纸张,成本高、效率低、质量差,严重地限制了会计信息的输出。并使大容量的信息处理和大范围的信息交流受到很大限制。至于有关会计信息预测、分析、决策等方面的处理,由于涉及较复杂的数学模型和算法,手工条件下则很难实现。会计电算化使计算机成为信息处理和信息传递的主要工具,它使信息处理和信息传递的速度大大加快,效率和质量显著提高,而成本则大幅度降低,从而为大容量的信息处理和信息传递输出提供了有利条件。同时也使会计信息的预测、分析、决策等复杂处理变得简单易行。、

  三、    会计电算化对传统会计工作的影响

  会计数据处理方式从手工操作转变为计算机换作,使得传统的手工会计产生一系列变化,传统的手工会计以人为主体,会计信息是一种面向人的手工数据处理系统。随着计算机在会计上的使用,使得计算机在数据处理上的优越性得到充分体现,同时也使传统的手工会计受到强烈的冲击,会计信息系统逐渐演化为人机结合的、以计算机为主的电算化会计信息系统。

  3.1对传统会计组织结构和会计人员产生影响

  在手工会计中,会计工作组织机构是以不同的会计业务类型为基础,一般把会计工作划分为材料组、成本组、工资组、资金组、综合组等专业组,它们之间由专业会计人员通过核算数据资料的传递、交换,建立相互联系,相互稽核牵制的工作关系,使会计工作正常进行。

  在实现会计电算化之后,这种组织体制发生了很大的变化,主要表现在两方面:一方面,会计工作机构是以会计数据的不同形态为主要依据,一般把会计工作划分为数据(收集)组、信息编码组、数据处理组、信息分析组,系统维护组等专业组;另一方面,这种新的组织机构也产生了新的岗位设置和新的人员分工,会计工作不仅需要会计专业人员,还需要计算机专业人员,特别需要既懂会计又懂计算机的复合型人才。

  3.2对传统会计数据处理方式和账务处理程序产生影响

  手工会计在进行会计数据处理时,需要许多人完成从填制凭证、审核凭证、登记账簿,汇总计算直至编制会计报表等一系列账务处理工作,这期间会计数据处理的最大特点是重复转抄,既费时又费力,同时出现错误和舞弊的可能性增大。在实现会计电算化之后,会计数据处理过程被分为输入、处理、输出三个环节,只要在数据输入环节加大其准确性控制,计算机就可以自动完成记账、算账、对账、转账以及编制报表和会计核算数据分析等项工作。

  3.3对部分传统会计处理方式产生影响

  计算机应用与会计领域,虽然并没有从根本上改变会计核算的基本理论和方法,但与传统手工会计相比,部分会计处理方法却发生了变化,主要表现在以下方面:

  3.3.1对账方法发生了变化

  在手工会计中,对账是为了保证会计核算的准确性而必须实施的一项专门方法,在结账前进行对账,以确保账证相符,账账相符和账实相符。在实现会计电算化之后,同样需要对张,但对账的形式和方法都发生了变化。这是因为,原始会计数据即各种会计凭证在输入过程中都要经过计算机的逻辑校验,所有的日记账、明细账、总账的数据都是由计算机对输入的会计凭证进行处理产生的,即数出一源,因此不会发生账证、账账不符的情况。对于账实核对,则是讲手工盘点的结果作为原始凭证输入计算机,和机内的账存数进行核对,以确定实物的盘盈或盘亏。

  3.3.2期末账项调整和结账的方法发生变化

  会计核算遵循权责发生制原则,即期末结账前通过一系列的账项调整,把应计入本期的收入和费用登记入账,以计算本期的利润或亏损。同时还应分别计算每个帐户的本期发生额和期末余额,并将期末余额结转至下一会计期间,即需要进行大量的期末结账工作。这些工作在手工方式下将是十分繁重的,在会计电算化条件下,则由计算机根据预先编好的程序来完成,进行自动转账,自动结账,一旦结账完毕,计算机就将本期会计数据自动转入下期,本期已结完的账务数据便不能进行任意更改。

  3.3.3错账更正方法发生变化

  在手工会计中,错账更正方法有画线更正法、红字更正法、补充登记法等。在电算化方式下,输入数据要经过逻辑性校验(例如:会计科目逻辑校验,借贷金额平衡校验),因此不需要用画线更正法来更改账簿记录。如果账簿记录有问题.那么一定是合法性问题,这时往往采用红字更正法,即输入“更正凭证”加以更正,以便留下改动痕迹。

  四、    当前会计电算化面临的问题

  4.1会计软件开发滞后

  当前,会计软件限制于传统的思维方式、模拟手工核算方法,未能站在管理信息化的高度研究会计信息化,目前流通的会计软件大多属于业务信息系统的范畴,能完成事后记账、算账、报账以及初级管理功能,具有事前预测、事中控制、事后分析决策等财务管理功能的较少。近年来虽然倡导并发展管理型会计软件、战略管理型财务软件等软件,但一般还是从财务管理的要求出发,并且开发技术、工具或平台滞后,缺乏大型数据库管理系统在功能、性能、安全等方面的有力支持,更缺乏互联网网络会计软件。

  4.2没有会计专用的计算机

  实现会计电算化对计算机硬件提出了新的更高的要求。例如:更高的专业性、保密、识别系统、锁定功能等。

  4.3安全风险大

  目前软件安全性与保密性差。一些软件缺乏操作日志记录功能,对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录,出现问题不便于追究责任。另外,数据库缺少必要的加密措施,可以很方便的从外部打开修改。还有一些商业软件为r占领市扬,为用户提供修改以前年度账目等功能。这些都为会计资料的真实可靠埋下了隐患。会计电算化的重要条件之一是通过网络传递信息,一旦上网,安全保密性风险加大。

  4.4会计人员素质达不到

  会计电算化对会计人员的要求是既懂会计又懂计算机,会计无纸化要求会计人员既懂会计电算化又懂网络知识的复合型人才,目前这类人才严重匮乏。据统计,会计电算化初级人才占会计人员总数的80%左右,中级人才占15%。所以,解决会计人员素质问题很关键。会计人员素质有待提高。

  五、总结

  我们今天所处的时代已经步入了信息化快速发展的社会,经济的国际化竞争要求企业管理现代化,企业管理现代化的关键是管理手段的现代化。而我国企业当前财务信息失真,财务资金管理失控成为突出的问题。而现代信息技术是发展为企业实行集中统一的财务管理创造了必要条件。

  大力推进会计电算化的进程,可以加强企业内部财务管理与资金监控,从而提高资金使用效率和降低资金风险,并且还可以推动其他各项管理。特别是计算机软件技术的快速更新和网络技术的普及与发展,更对我国会计电算化提出更新更高的要求。我国企业和会计软件商家应联合起来,消除一切影响会计电算化发展的不利因素,推进我国的会计电算化向更深层次发展。

  电算化会计产生和发展的过程,是突破传统会计观念,对现行会计理论和方法

  提出新问题、新课题、以及研究和确立新的理论和方法的过程。从长期看,随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及应用,新的问题和新的课题将不断出现,如:信息处理网络建立后,企业将如何做到既及时合法提供会计信息,又能有效保护商业秘密;两个不同的会计操作平台会计信息如何衔接;信息经济将对现行会计理论和方法产生什么影响等。对新课题进入深入研究,必将形成新的会计理论和方法,而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和方法,会计电算化理论应当研究实现电算化后的会计信息系统的组织、会计核算的程序和管理制度、会计核算的方法,以及用计算机作为主要的核算工具后对会计理论、会计制度的影响和会计工作的新特点。电算化会计理论的基本问题研究透彻了,会计软件的研制就有了明确的方向和目标,才能更符合会计工作的实际要求。因此,我们必须加强电算化会计理论的研究,建立较完备的电算化会计理论体系,以适应会计电算化迅速发展的需要。重视并及时解决会计电算化进程中的这些问题,对提高会计工作水平和会计信息的质量,提高各级企、事业单位的现代化管理水平和经济效益都会起到及其重要的作用。

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2020年8月22日 19:48
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