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绥化市聚佳德商贸有限公司销售与收款内部控制

  摘要:虽然公司存在的问题多种多样,但是归根结底还是与其本身的内部控制的合理有效与否密切相关,越来越多的企业意识到,内部控制的重要性,因此,对于在企业实施何种内部控制制度越来越被企业所认可和重视。销售业务是企业获利的基石,一旦企业在销售与收款方面出现问题,企业的经营必然受到重大影响。

  通过运用内部控制理论,结合JJD公司关于销售与收款环节存在的现状进行分析,从内部控制的五要素展开讨论,JJD有限公司在销售与收款循环内部控制中存在如内控意识不强烈、应收账款管理不善、销售授信不当、信息沟通不及时、监督检查不健全等问题,提出完善内部控制环境、提高风险意识、加强信息沟通、完善监督机制对策,希望能够给予JJD公司在未来的发展道路上起到积极的作用。

  这样的研究帮助改进JJD公司的内部管理,可以有效防范风险和控制经营风险,帮助企业提高经济效益,完善公司治理结构,对于企业的长期可持续发展有着积极意义。

  关键词:内部控制;销售;收款;风险评估

  一、绪论

  随着经济的不断发展,市场情况更加复杂多变,这也增加了企业的经营风险,一旦企业在应对风险方面放松警惕,或者缺乏识别和评估风险的能力,将对企业的生存和发展造成重大损失,更有甚者,是直接导致企业的破产。

  例如在我国发生的“佛山照明”、“贵糖股份”“北大荒”“三鹿毒奶粉”“天津磁卡”等事件,也让我国政府机构和多数企业认识到企业的内部控制出现了问题,在内部控制制度的设计上存在不足,在内部控制的运行上存在缺陷。于是在之后出台的《企业内部控制基本规范》中,有政府部门的指引,各企业的加入,各方对内部控制的重视程度越来越高,对于出现的问题及时采取应对措施,将存在的问题和缺陷降低到最低值,有利于实现企业价值最大化,扩大企业版图。

  (一)研究背景

  在经济全球化的今天,竞争日益加剧,企业的各项生产和经营活动,都离不开企业的销售与收款业务流程。为了企业的生存与发展,企业有时不得不采用赊销的手段,来增加客户,创造更高的销售额。企业可以通过运用销售业务加快企业的存货周转率,同时可以盘活企业的资金流动,但是,赊销手段的运用,虽然可以在账面上达到销售额增加的目的,但是却也有潜在的风险,如若无法及时收回,则会造成企业的资产减值损失,从而可能会影响一个企业正常的运转,如果情况严重,应收帐款数额巨大,则可能造成资金周转严重的困难局面。所以为了防止影响企业的经营状况,必须加强企业收款的力度,有效的回笼资金,尽可能的减少企业的坏账损失。而JJD公司在内部控制中还存在不少问题,如内部环境建设不完善,尚未建立销售与收款环节的风险评估机制,内部控制活动薄弱,各个职能部门和经营环节的信息与沟通不畅,经营管理的活动过程缺乏监督等多种问题。

  (二)研究目的及意义

  1、研究目的

  本文写作预期要达到的目的是将内部控制理论的五大方面,尤其是销售环节与收款环节中运用的内部控制理论与JJD公司实际事例相结合,对JJD公司所产生的具体销售问题与收款问题进行理论原因分析,以及提出在实际公司的运营中的解决对策,从而达到令JJD公司能够稳步健全发展的目的。

  2、研究意义

  本文研究的意义在于通过分析JJD公司在销售与收款内部控制中遇到的现有问题和发展成因,运用内控原则和措施改进和完善JJD公司在销售与收款循环中遇到的问题。从JJD公司销售与收款内部控制的现状进行分析,由于销售与收款业务流程的实际情况直接关系着JJD公司的经营成果,也间接关系着是否可以实现企业的战略目标,因此实施销售与收款内部控制有利于JJD公司管理层认识到经营管理的不足,从而完善公司内控的改进措施,规范JJD公司的销售行为,降低JJD公司管理运营风险。而结合JJD公司行业的特点,就一个企业的问题产生、分析以及解决,保障JJD公司正常运作,对于其他企业乃至整个行业的内控管理,都有着积极意义。

  (三)文献综述

  1、国外文献综述

  内部控制这一概念的提出起源于美国,最先在二十世纪三四十年代就提出了内部控制是公司内部为了保护资金与财产,确保会计账簿真实准确而采取的手段与方法。后来又经过许多学者的研究,其中具有代表性性的观点有Franklin(2007)提出内部控制的重要性,即是通过对内部控制缺陷的研究,可以有利于思考公司的管理问题,有助于公司的未来发展。Anthony(2004)认为公司的管理控制活动都应该有内部控制的影子,并将内部控制分为战略规划、管理控制和作业控制三部分。Chapman(2005)认为内部控制中的信息沟通具有重要的意义与作用,应加大ERP电子信息技术的推广等。

  1985年,由美国注册会计师协会、美国会计协会、财务经理人协会、内部审计师协会、管理会计师协会联合创建了反虚假财务报告委员会,旨在探讨财务报告中的舞弊产生的原因,并寻找解决之道。两年后,基于该委员会的建议,其赞助机构成立COSO委员会(TheCommitteeofSponsoringOrganizationsoftheTreadwayCommission,即发起人委员会),专门研究内部控制问题。1992年9月,COSO委员会发布《内部控制整合框架》,简称COSO报告,1994年进行了增补。它的五个要素分别为:1.内部环境(Internalenvironment)2.风险评估(riskassessment),3.控制活动(controlactivities),4.信息与沟通(informationandcommunication),5.内部监督(internalsupervision)。后来又经过许多学者的研究,其中具有代表性性的观点有Franklin(2007)提出内部控制的重要性,即是通过对内部控制缺陷的研究,可以有利于思考公司的管理问题,有助于公司的未来发展。Anthony(2004)认为公司的管理控制活动都应该有内部控制的影子,并将内部控制分为战略规划、管理控制和作业控制三部分。Chapman(2005)认为内部控制中的信息沟通具有重要的意义与作用,应加大ERP电子信息技术的推广等。

  COSO报告中蕴涵了许多崭新的理念和思想。这些理念和思想,不仅对过去,而且对现在甚至未来的企业管理、财会工作和独立审计都有着重要影响。但它也存在局限性,比如没有充分认识到董事会对内部控制系统的至关重要性,评价内部控制有效性标准过于主观,把目标设定、战略规划、核心竞争力培育、风险评估和管理等重要经营和管理活动排斥在内部控制系统之外等。

  2、国内文献综述

  黄月嫦,2009年在《国际商务财会》中发表了“控制客户信用风险是企业风险管理的重头戏”一文,强调了销售内部控制中客户信用风险控制的重要性。

  吴丽萍、刘玉红,于2007年在《法制与社会》上发表“浅探企业应收账款管理措施”,浅谈了公司在应收账款方面的内部控制管理措施。

  王云漫,2012年在《新会计》上发表的“浅议如何加强销售收款的内部控制”中提出了销售与收款内部控制活动中应关注的做法。

  闻曦燕,2011年在《黑龙江科技信息》上发表“完善企业销售与收款内部控制的对策——以WT公司为例”,以WT公司销售收款问题作为事例,从而针对该公司提出具体的完善意见,使得内部控制更加具有实践意义。

  李颖,2011年在《财经世界》上发表了“我国制造业企业内部控制探讨”,在文中对中国制造行业公司的内部控制提出了几点讨论。

  国内学者对于企业销售与收款环节内部控制的研究,提出了很多对企业销售与收款环节的内控制度体系上的新想法与优化措施,这与国内企业应收账款周转率不高并且公司为了市场竞争力常常采取赊账销售手段的市场状况有很大关系。

  (四)研究的主要内容

  第一章为绪论部分,主要阐化本文研究的背景和目的及意义,分析研究企业内部控制构建和完善的必要性,介绍了目前国内外对内部控制的发展阶段、研究成果加以回顾,内部控制理论研究与实务应用在不断地发展和创新。引出本文的研究内容和,为下文做好铺垫。

  第二章为内部控制理论部分。首先介绍了内部控制的理论含义,其次说明了销售与收款内部控制的要素,从理论上阐化销售与收款内部控制的必要性。

  第三章为销售与收款环节内部控制的重要性,文章从规避风险,保障企业安全健康发展;提高市场竞争力,提高企业效益两个方面进行探讨。

  第四章为JJD公司销售与收款内部控制存在的问题和风险。对行业特点,公司基本情况做了简要的说明。从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及內部监督五个方面,提出JJD公司销售与收款内部控制存在的问题。

  第五章为JJD公司销售和收款过程中存在的问题。首先从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及內部监督五个方面来分析了问题的成因,然后阐述JJD公司销售与收款内部控制存在的风险。

  第六章为JJD公司销售与收款内部控制完善的改进措施。对JJD公司在销售与收款环节内部控制中存在的问题及成因,按照五大要素提出有针对性的解决措施,对现有的内部控制进行了完善。

  第七章为结论部分,对全文进行总结并说明不足之处。

  二、销售与收款内部控制概述

  (一)内部控制的含义

  内部控制(InternalControl)是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。也就是由企业董事会(或者由企业章程规定的经理、厂长办公会等类似的决策、治理机构,以下简称董事会)、管理层和全体员工共同实施的,旨在合理保证实现企业基本目标的一系列控制活动。进而言之,企业内部控制是提高企业运营效率、保障企业依法经营和会计信息真实可靠,促进企业实现战略目标的活动,是现代企业制度的根本要求,是企业各项管理工作的基础,也是企业提高管理水平和防范风险的一种有效机制,是为实现企业经营管理目标、组织内部经营活动而建立的各职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的方法、程序和措施。

  内部控制是因加强经济管理的需要而产生的,是随着经济的发展而发展完善的。最早的控制主要着眼于保护财产的安全完整,会计信息资料的正确可靠,侧重于从钱物分管、严格手续、加强复核方面进行控制。随着商品经济的发展和生产规模的扩大,经济活动日趋复杂化,才逐步发展成近代的内部控制管理系统,并逐步提出内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控等五个相互联系的要素。

  对于内部控制应有以下的基本认识:

  (1)内部控制是一种过程,它是达成组织目标的方法,是企业整合所有次级个体的一系列活动。

  (2)内部控制必须用于执行,而不只是书面的手册、表单,其执行者包括企业(或组织)上、中、下各阶层成员。

  (3)内部控制仅能提供合理的而非绝对确保目标的达成。

  (4)内部控制目的为达成财务报告可靠性、法规遵循、营运效果及效率三项目标,此三项目标可能会有重迭之处。

  “内部控制在其本质上的意义就是为了制约企业自身管理活动采取的一系列经营管理手段,从而达到一种自我调节的目的。控制目的是为了要保障单位能够更好地运营发展”[1]。内部控制可以采取的手段有对不同部门制定相应的政策以及程序,并近一步保证其有效地实施,内部控制体系的核心是对财务类的会计控制,它的主要作用是确保资产的安全完整和会计信息的真实准确,以及确保国家有关法律法规和企业内部各项规章制度的贯彻执行,约束企业内部涉及会计工作的各项经济业务活动及相关岗位。

  (二)内部控制的要素

  内部控制的实施过程主要是依照于其基本要素而进行的,现在公认的内部控制要素是

  1、内部环境

  内部环境。“它是内部控制体系的基础。影响员工对内控的认识和态度”[2]。控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策、程序及其效率产生影响的各种因素,内部环境包括对诚信和道德价值观念的沟通与落实、对胜任能力的重视、治理层的参与程度、管理层的理念和经营风格、组织结构、人力资源政策等,这些方面都与公司整体内部控制制度的建立和有效实施密切相关。所以,内部环境在内部控制各要素中占有首要地位。

  2、风险评估

  风险评估,是企业确认和分析与其目标实现相关风险的过程,它是企业风险管理体系形成的基础。它主要对与按照公认会计原则编制的财务报表有关的风险进行确认、分析与管理,要考虑可能发生的外部和内部事件以及对管理层在财务报表中的认定有影响的记录处理、汇总、报告的环境。它强调在企业的经营中要有风险意识,主要包括对企业中存在风险的识别、分析以及采取的应对措施,它是现代企业管理的主要特色内容。

  3、控制活动

  控制活动,它是指为了保证管理指令得到实施而制定并执行的控制政策和程序,是实现内部控制目标的具体手段。企业必须制定控制政策和程序,并予以执行,以帮助管理阶层保证其控制目标的实现[3]。控制活动存在于整个公司管理过程之中,并出现于各管理阶层及功能组织中,是企业对内部中对风险评估过后的具体实施环节,所以说控制活动是根据公司的实际情况和具体要求,将原有的各种基本控制进行区别选择,从而形成具有针对性的应对风险的具体手段,服务于公司内部控制目标的实现。由此可见,控制活动是内部控制具体实施层面的十分关键的要素。

  4、信息与沟通

  信息与沟通。信息是指与企业经营管理相关的各种信息。沟通便是指及时地将这些信息准确、完整地收集起来,并保证采取适当的方法使这些信息在公司中各层次之间能够得以传递。一个良好的信息与沟通系统可以使企业及时掌握营运状况和组织中发生的各种情况,可以及时地为企业的员工提供履行职责所需的各种信息。从而使企业的经营和管理顺畅地进行下去。可见,信息与沟通是其他内部控制要素能够有效发挥作用的保证。

  5、内部监督

  内部监督,是指对内部控制中各项控制制度的执行情况进行监督和检查,以保证控制活动能够得到有效的实施,从而保证控制目标的实现。通过监督,也可以对内部控制进行评价,从而对内部控制制度进行完善。监督检查的范围涉及内部控制制度的各个方面,并且应该贯穿内部控制的始终[4]。监督和检查通常可以以报告的形式,呈现内部控制中的不足,从而提醒制度的制定者采取有针对性的改进措施。

  三、JJD公司销售和收款过程中存在的问题和风险

  (一)JJD公司简介

  JJD商贸有限公司成立于2008年10月28日,注册资金30万元,公司位于黑龙江省绥化市,经营的业务范围有预包装食品批发,日用杂品,五金电料,纺织品销售等,公司的组织结构有业务岗位,配送岗位,库存管理岗位及及财务岗位,业务岗位主要负责日常订货、整理货物的工作;配送岗位负责每天的货物运输,包括向大超、小超、乡下等超市送货;库存管理主要负责每天的货物配送、来货清点、运货盘查等工作;财务岗位负责负责编制月、季、年度会计报表及有关说明,每月初向公司领导及时、真实、准确地报送会计报表,完整地反映财务状况,并按季度进行财务分析。各部门分工明确,各司其职。

  (二)JJD公司销售和收款过程中存在的问题

  1、内部环境方面的问题

  (1)管理层重销售轻管理

  JJD公司的最高管理层均系销售出身。平时除了履行管理层的责任以外,还充当着“管理层业务员”的角色。由于对销售有着特殊的感情,JJD公司的管理者会代表销售部门的利益,直接对职能部门——财务部发号施令,财务部门的权利遭到了弱化,未能很好的发挥对销售活动的监督作用[5]。

  业务员出身的管理者,普遍缺乏必要的管理理念,对企业所面临的风险没有清晰的认识,很多内部控制的措施管理者自身都没有执行到位[6]。例如在订单审批环节,经常采用口头授权的形式。

  管理层对销售骨干的控制偏重于感情因素。在销售活动中,销售骨干往往享有一定的特权,违反内控相关规定只要不涉及重大的经济损失,管理层基本是睁一只眼闭一只眼。

  (2)多重文化,矛盾交织

  行业的竞争压力导致JJD公司选择了业绩导向的企业文化。公司以业绩为王,销售人员为了达到业绩目标不按制度规定来办事。这种业绩导向的文化与内部控制文化产生了冲突,内控文化不能够在企业扎根。

  (3)制度流于形式

  企业对内部控制的内涵不甚理解,以为内部控制就是一堆手册、文件和规章制度;虽已建立了内部控制制度,但执行力度不够,有章不循,仅仅是印在纸上,挂在墙上,以应付有关部门的检查。各部门控制各成一块,互不衔接,缺乏整体性和灵活性,使内部控制流于形式,失去了应有的作用。

  2、未对应收账款回收风险进行必要控制

  针对公司的信用管理,主要是调查客户基本资料,确定客户信用等级,分析评定客户赊销额度的过程,而这一过程对于企业的发展至关重要,这关系到公司应收账款最终是否能够按时且足额的收回。

  但是JJD公司却把信用赊销的权利交由销售部,由销售部门自行制定,但是这一授权,在实际的执行过程中,导致了较大的风险,有时销售业务员为了完成业绩,并没有详尽的去调查客户的实际信用状况,而是凭借销售订单量,客户的关系及以往的经验去决定客户的赊销额度,这一问题导致应收账款的回收风险在前期就没有得到很好的控制。

  3、销售与收款环节的控制活动薄弱

  (1)人员分工混乱

  销售人员同时充当信用审批人员。销售额是销售人员业绩考核的主要指标,业绩做的越多,提成越丰厚。信用审批人员主要职责是对客户的信用进行审核,防止出现不必要的信用风险,造成企业的损失。销售人员同时充当信用审批人员有可能出于自身利益的考虑,放松对客户审批的力度,与那些信用较差的客户订立合同,会增加企业货款回收的风险,产生增加坏账的可能性。

  出纳同时充当应收账款记账员。由于公司财务工作繁忙,财务部门人手不够,出纳有时会帮忙对应收账款进行记录[7]。出纳直接接触公司财物,同时充当应收账款记账员存在舞弊风险。

  应收账款记账员兼任抄寄对账单人员。抄寄对账单的目的就是为了检查应收账款的往来款项是否正确,对应收账款记账员起到一个监督作用。应收账款记账员和抄送账单是同一个人,产生了自我监督的风险,不利于错弊的发现。

  销售人员兼任收款人员。在销售人员催款的环节中,交易金额较少的客户直接采用现金支付的形式支付给催款的销售人员。销售业务员代收并以个人名义存入公司账户或者交给财务部出纳人员。存在延迟回款、贪污挪用的风险。

  (2)授信赊销管理存在缺陷

  经了解JJD公司经常采用口头审批来替代书面审批;新客户由销售人员自行对客户进行背景调查,报由管理层进行审批,这一过程蕴含着巨大的业务风险。扩大销售额的利益驱使会让销售人员甘愿冒更大的风险去争取机会。这种倾向会让销售人员的关注焦点从考察客户的资信情况转移到销售合同的签订上。忽视客户的偿债能力,将会导致企业回款速度减慢,增加坏账风险,加重企业负担[8]。针对原有客户的信用审核,JJD公司让销售部门和财务部门共同负责,这造成了工作的重叠,在现实操作中很难协调,会造成多头管理,多人负责,但又找不到具体责任人,同时也会造成相互扯皮现象的发生。而且由于JJD公司重销售轻财务的思想存在,财务人员的稽查作用根本无法发挥;另外JJD公司的权利较为集中,在公司的经营问题上,总经理往往是一把手,部分销售人员有时候更愿意越过销售主管直接去找总经理解决问题,这种越权行为不仅架空了部分销售主管的权利,而且随着JJD公司销售业务量的增多,销售问题越加复杂化,更增加了总经理的工作量。

  (3)催收机制成效不佳

  前面所提到的信用管理漏洞,导致了部分“不良”客户的存在,是造成应收账款回收困难的原因之一。关于催款方面制度建设也不完善,很多控制点没有涵盖,例如没有明确的书面文件保证催款活动的有效执行,没有明确催款的方式等等,导致JJD公司对催收工作的执行很随意。此外货款回收延迟的处罚力度不严,奖惩不匹配,客户延期还款对业务员没有任何压力。

  应收账款管理不当。虽然销售收入大幅增长,但是应收账款管理不佳,资金无法及时回笼,造成企业资金紧张,甚至资金流断裂,无法正常经营。

  (4)销售退回控制不到位

  销售退回审批不严格,审批流程涉及的纸质化文档缺失,退货率高,退回货物无人管理。超过半数的相关人员承认在退回审批前就已经承诺客户退货。在检查相关退回凭证时发现,部分退货审批单以及销售退回单缺少审核签字,经过了解,有部分审批是事后补的。

  (5)信用政策过激

  目前市场竞争越来越激烈,企业经营压力巨大,为了追求销售收入,盲目扩大经营业务,企业赊销过多,信用期限较长,产生大量的应收账款,占用企业大量的资金,资金周转缓慢,增加了经营风险。

  (6)合同签订不规范

  没有完备的客户信用档案,合同签订前也没有对新客户进行必要的调查和了解,销售业务签订合同时未充分考虑异常情况,导致以后发生经济纠纷,甚至面临诉讼,企业形象受损,造成经济损失。

  (7)销售发货管理不严

  企业的货物发出涉及到订单下达、货物发出、记录等关键环节,涉及销售、仓库、物流、会计等诸多部门,稍有不慎就容易出现错误和舞弊现象。如果未经授权进行发货或发货不符合合同约定,可能导致货物损失或与客户发生争议、销售款项不能收回。

  4、销售与收款环节的信息与沟通不畅

  (1)信息工具作用有限

  JJD公司的信息系统建设还处于初始阶段,部分管理模块尚未集成,例如合同管理系统,客户信息管理系统等[9]。部分已有的模块,系统没有覆盖到流程的每个角落,很多控制点不能依靠信息管理系统去处理,例如系统没有涵盖授权审批的控制点。部分信息需要手工操作来完成信息的传递,这样加大了公司信息流通成本,信息处理滞后,信息失真的情况也时有发生。

  (2)部门间沟通不畅

  公司的销售与收款环节沟通主要涉及:财务部门和销售部门的沟通,例如进行账务核对,保证企业货款资金的安全;销售部门与仓库的沟通,如销售发货单底单的核对,保证发出货物的种类、规格、数量一致;品质部和销售部的沟通;部门内部的上下级沟通。

  JJD公司部门间沟通不畅。很多员工提出与其他部门的沟通存在困难。经后期了解,这个其他部门多指的是销售部门[10]。由于公司整体重销售的思想较严重,导致在沟通环节销售部门占据主动地位,其他部门相对较被动。另外销售部门业务骨干认购了公司的股份,在地位上成了公司的主人,这也造成了其他部门对销售部门敢怒而不敢言。

  (3)票据管理不规范

  如果票据的管理和填制不规范,出现漏统、甚至人为舞弊等现象,销售业务和实物流转不能正确的进行书面记录,会计记录不真实完整,则无法达到控制目的。

  5、销售与收款活动缺乏监督

  (1)没有专门的内部监督机构

  JJD公司成立初期,规模小人员少,管理层对公司员工知根知底,同其他小企业一样实行人治的管理。但是随着公司规模扩大,员工以及业务量的增加,公司仍未设立内部审计部门。公司将内部监督的工作交由财务总监负责,对其的要求就是挑大毛病。因此监督工作很难开展,无法真正发挥对内部控制的监督作用。

  (2)外部监督资源浪费

  JJD公司聘请本地小型事务所对公司进行审计,事务所在审计范围上只涉及对企业财务报表的审计,没有对企业业务环节内部控制运行效果进行有效的评价。通过翻看原有的审计报告,发现审计质量较低,审计仅仅走的形式流程,没提出建设性的意见和方案,对促进企业经营管理水平、提高经济效益没有丝毫作用。

  (3)销售与收款环节监管不到位

  销售与收款环节涉及实物和资金的流转,如果监管不到位,人员岗位责任不清,不相容岗位不能有效分离,缺乏科学的内部监督机制,将无法进行有效的事前、事中和事后监督,无法防范风险,带来经营隐患。

  四、JJD公司销售和收款环节内部控制问题的成因

  (一)公司内部环境薄弱

  1.管理层的管理理念不成熟

  一直以来,JJD公司都将销售部门当做公司发展的重中之重,公司发展的资金来源于销售部门的销售业绩,因而,导致公司长久以来形成注重销售业绩而忽视销售风险的态度。公司年年提升销售任务指标,销售人员为了完成销售指标,往往忽视销售过程中可能遇到的风险,造成公司的损失[11]。并且,在基层的销售人员,为了完成销售任务,在招待客户吃喝上和在交通运输上屡屡发生铺张浪费的现象,造成公司成本的上升,损害了公司的利润,而公司的管理层随意审批销售单的情况,完全忽视风险的危机,更加纵容了基层销售人员的此类风气和行为。结果,总体来说,基础销售人员不顾一切的追求完成销售任务,但是却反而导致企业的总体战略目标却很难实现,其实,从根源来说,问题还是出在管理层上面。

  2.销售人员绩效考核制度有缺陷

  对于公司的引进人才,也存在工资模式单一的情况,本身地域就是一个三四线城市,地方吸引不了人才久留,加之工资原因,容易造成人才远走[12]。而对于JJD公司异常重要的销售部门来说,该部门基层销售人员的工资模式非常呆板,完完全全依靠销售业绩而定论,销售业绩越多,则绩效多,销售业绩越少,则绩效少,但是对于JJD公司来说,每位销售人员的谈判技巧是不同的,每笔订单所签售的价格也是不同的,可能导致某笔订单订货数额很大,但其实际利润却很少的情况,也可能该销售人员谈判技巧好,签售的订单虽然订货数额不大,但是利润却十分可观,这是与每个销售人员和目标客户所达成的谈判合同决定的,但是公司并没有对这一情况进行仔细分析,还是所有绩效考核唯销售业绩定论,这样的做法,对于某些销售人员来说,是不公平的。

  (二)缺乏风险意识

  企业是以盈利为目的的,没有利润企业就无法在激烈的竞争中生存下去。但是正如人们所说的高利润常伴随着高风险,每个企业在追求利润的同时也面临着不同的风险,这些风险影响着企业的生存和发展,因此企业必须密切关注各个层次的风险,并对这些风险进行识别和评估。风险评估可以帮助企业量化其正面临的风险以及潜在的风险,在风险发生之前做好防范措施。销售与收款活动与金钱接触紧密,容易滋生管理漏洞,发生舞弊行为,更加值得企业进行关注[13]。

  目前JJD公司尚未建立销售与收款环节的风险评估机制,没有风险量化的工具;公司的相关制度也未体现风险管理的内容;员工对风险的防范意识较弱,超过半数的员工表示对发生的风险不知道如何处理。

  (三)政策与程序不完善

  1.不相容职务没有分离

  JJD公司销售和收款环节中部分应当分离的职务未分离。销售与信用审批、出纳与应收账款记账、应收账款记账与抄寄对账单、销售与收款等都属于不相容职务,不能由一人兼任,应当进行分离,但JJD公司却没有做到真正的分离,仍然有会计一人负责。

  2.授权审批制度不完善

  未规定授权审批流程,无书面审批单,没有按规定完善企业的货币资金内部控制,没有货币资金业务严格的授权审批制度,没有企业管理岗位规定或指派业务人员办理有关现金结算的经济业务,没有明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施。

  3.催款机制不完善

  催收机制不健全往往表现在制度上没有完善,没有明确的书面文件作为保证,货款回收延迟的处罚力度不够也会导致员工消极对待。

  4.销售退回制度不健全

  首先,没有建立销售退回责任机制,对销售退回过程中责任人的职责描述不清晰,也没有相应的处罚措施。其次,公司缺乏一个有效执行销售退回的独立职能机构。另外,当设立责任机制后,销售人员可能会消极处理销售退回业务。再次,公司没有设立与退回相对应的折让制度。

  5.销售政策制定不合理

  由于公司盲目扩大规模,公司策略往往很是草率,没有对赊销进行严格的管控,同时也没有相关政策引导经销商树立与制造商、销售商的长期的信用合作,并使资金回笼缓慢,使经营风险提大大提高。

  6.对合同管理的认识不足

  从目前看,JJD公司对于合同管理的认识不足,管理意识不强,同时管理人员的业务素质低、基本功不扎实,管理机构的不健全、人员配备不足等一系列原因,导致从领导到员工对合同的不重视。

  7.未建立客户信用档案制度

  由于签收合同之前,并没有对新客户进行细致的了解,也没有考虑今后会发生什么事情,没有及时对客户的档案进行及时的更新与建立,从而导致企业今后的经济纠纷频繁,风险指数提高。

  8.缺乏合理的发货流程

  发货时并没有按照订单下达、货物发出、记录等流程走,而是未经授权审批就私自发货,从而导致货物的损失,销售款项不能及时收回。

  (四)信息的沟通与交流体系不完善

  公司的销售部门是公司的主要部门,而销售活动所涉及的部门较多,因此,各部门之间的沟通显得尤为重要。比如销售人员在销售公司产品时,由于没有与公司仓储部门有效进行沟通,从而并不清楚公司的库存情况,在面对客户的具体要求时,也并没有正确传达给仓库部门和生产部门[14]。因此,一套强而有力的信息与沟通系统是企业所必备的,它能够确保公司在运营过程中针对具体出现的问题进行快速而敏捷的反应,有效应对市场变化。

  (五)内部监督制度不健全

  首先,公司在销售与收款循环中,对于应收账款的问题,从最初开始发生,直到发现,最后到解决,中间贯穿的时间比较长,从而导致存在严重滞后性的问题,这也是由于内部监督不力所导致的。

  其次,在公司销售与收款循环环节的内部控制中,其主要依靠的还是公司的内部审计部门,

  公司的审计小组成员并不能够去审计每一笔销售订单,只能采取抽样审计的方法,按照其销售与收款业务的重要程度进行随机抽样,这样的做法无疑是留有漏洞的,并不能起到完全的监督作用,可能会出现少报漏报错报得事件发生,以及联合财务人员舞弊行为的产生,也必然造成差错与徇私舞弊的行为发生。

  因此,对于公司的销售与收款循环的内部控制,不能仅仅依靠公司的内部审计人员,还应该与公司其他部门积极配合,培养形成一个自我监督机制,这样才相对而言比较全面。

  五、JJD公司销售与收款环节防范风险的内控措施

  (一)完善内部环境

  1、提高管理层对内部控制的认识程度

  从公司风险授信行为的管理缺失可以看出公司管理层对内部控制的认识不足,没有在内部控制中将风险损失降到最低,因此,要提高公司管理层对内部控制的认识程度,加大对管理层人员关于内部控制的教育,加强管理层的内部控制知识学习,具体可以在公司内部开展管理层员工关于内部控制的专业教学与内部控制实施的经验交流,从而能够至上而下的实施内部控制,完善销售收款循环内部控制制度及其实施。

  2、加强公司内部控制文化的建设

  公司的组成是由人来完成的,人在公司的运营活动中占据着不可或缺的重要位置,公司经营离不开人的管理,因此,从JJD公司的销售人员对内部控制意识的单薄而给公司带来了巨大的损失来看,应加强对公司内部控制文化的建设,加强内部人员有关内部控制的教育与学习,让公司中的所有员工都能参与进公司的治理当中,增强公司员工主人翁角色的责任感,有利于内部控制文化在公司的扎根和发展。

  3、加强绩效考核的工作

  科学、合理设置绩效考核指标。在设置指标时应注意,必须从企业的实际情况出发,确保绩效考核的可操作性。对指标进行全面系统的查看、分析,避免重要指标的遗漏;岗位与指标之间关联要密切,杜绝没有实际意义的指标和笼统指标的出现;将抽象的工作量化,不能量化的进行深化、细化;区别不同岗位、不同年龄、不同层次的考核指标,还要注意考核要有明确的时间和周期。只有这样,绩效考核才能发挥作用,调动员工积极性。同时还要积极反馈考核的结果,考核结果的反馈是绩效考核流程中必不可少的一环,因此应将考核结果落实到每一个员工,使其继续发扬自己的长处,弥补自己的劣势,在考核中进步。此外管理人员要以正确的方式及时对成绩不理想的员工进行指导,只有这样才能实现考核的真正意义。

  (二)提高风险意识完善风险评估机制

  企业信用风险防范机制作为企业管理的预防机制,JJD公司应设立专门的信用管理部门,有专门员工负责客户信息的归集、录入及评估、后续交易更进等相关信用信息管理,及时查询政府企业信用信息公示系统及其他相关信用信息公示平台,建立并及时更新客户信用信息管理数据库,并对客户进行信用评估和分级管理。信用管理部门应在选择客户前对客户的信用进行审查,根据数据库的信息对客户进行信用评估,尤其要根据不同的销售额进行严格的评定。对于金额较大的交易,信用管理部门应审查一下该客户最新披露的财务报表,了解该客户目前的资产和负债情况,结合该客户的信用评级,最终确定该客户的信用额度,超过了该额度企业应该进行严格把关甚至可以采用先交货后付款以及担保等保障方式。对于交易后期的应收账款,要时刻更进,及时催收账款,以加快资金回笼。

  JJD公司的风险评估建立主要针对的应是对公司经营活动过程中的风险控制,包括了客户的信用风险、赊销回款风险、销售市场变化风险、电子软件在内部控制运用中所带来的风险以及人为操作的风险识别与评估,从而制定了一系列的制度来控制防御这些风险给公司可能带来的伤害,如授权审批制度、绩效考核制度与监督惩罚制度等,JJD公司应将风险评估控制纳入进内部控制的重点工作之中,采取多种的控制措施,争取将风险控制在可承受的范围之中。

  (三)注重销售账款环节的内部控制管理

  1、不相容职责分离

  对销售与收款环节来说,对企业内部涉及销售收入的机构、岗位进行合理的设置和权限划分,是规避销售环节风险的主要手段和方法。销售与信用审批、出纳与应收账款记账、应收账款记账与抄寄对账单、销售与收款等职务应换成不同的人员担当。

  2、完善授权审批制度

  明确审批人员对销售业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,审批人不得越权审批;明确经办人员的职责范围和工作要求;对金额较大或情况特殊的销售业务和特殊信用条件,实行集体决策;未经授权的机构和人员不得经办销售和收款业务。

  3、完善催款机制

  销售收入及时入账,不得账外设账,不得擅自坐支现金;销售与收款职能应当分开,销售人员应当避免接触现款,建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度;加强应收账款的管理,及时足额收回款项,对可能形成坏账的应收账款应当报告有关决策机构,以确定是否确认为坏账;若发生坏账应查明原因,明确责任。建立应收账款的定期对账制度,公司规定销售人员对经办销售业务的欠款需每年对账一次,由财务部门定期提供对账催款函交销售人员,对方核对无误盖章确认后销售人员带回交还财务部。

  4、完善销售退回控制

  建立销售退回管理制度,销售退回需经销售主管审批,建立销售退回责任机制并设立相应处罚措施。设立有效执行销售退回的独立职能机构,同时要建立完善的销售登记制度,加强销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等的核对工作,销售部门应当设置销售台账。

  5、制定合理的销售政策

  制定合理的销售政策,依据JJD公司营运状况控制主要业务范围,控制公司赊销数量,减小期限较长的应收账款数量,从而提高资金周转率,减小公司经营风险。实行销售承包,对销售人员实行营销承包管理,销售人员按销售业绩、资金回笼、指标完成率等指标进行承包结算,销售人员结账收入可作为营销费用,也可作为工资收入。

  6、规范合同签订

  鼓励使用信用政策,完善合同管理制度,推行合同的全流程管理,建立合同管理的考核、奖惩制度并加强法律培训教育和自身队伍建设。

  7.建立客户档案制度

  建立完备的客户信用档案,合同签订前对新客户进行必要的调查和了解,销售业务签订合同时充分考虑客户的全面情况,防止以后发生经济纠纷,减少经济损失。

  8、加强销售发货管理

  明确规定销售谈判、合同订立、合同审批、销售、发货等环节的岗位责任、职责权限及管理措施,并严格执行。建立公司销售预算管理制度,制定销售目标,确立销售管理责任制。强化销售发货的流程控制,财务部是公司发货的控制部门,设专人审查合同发货前的到款情况,审查无误方可签发销售提货单和出门证;特殊用户未按合同付款而销售部门要求发货的需经总经理特批,财务方可放行,但一个用户只可特批一次以防止风险叠加;同时产品质量保证书规定由财务部门根据货到款的支付情况审查批准后方可发放。

  (四)加强相关部门的信息沟通

  1、强化信息工具作用

  加快JJD公司的信息系统建设,加快合同管理系统、客户信息管理系统等管理模块的集成工作,对已有的模块要提高在流程中的普及,提高公司信息管理的电子化水平。现在JJD公司均采用业务员网上查看订单并提交订单,这样库存管理人员会根据业务员提交的订单进行每天的配货,这不仅让配货员省时省力,也减少了不必要的错误。

  2、加强部门间沟通

  加强公司内部正确的公司文化建设,明确团结协作的公司文化,取代落后的只看重销售的公司观念,加强各部门在工作交流中的协调性,禁止销售部门一言堂的现象。JJD公司都会组织员工集体相互学习,比如在每个月的员工会上会让各个部门的员工讲述本部门一个月以来的成果,并让大家一起探讨;还有一年一度的旅游,也会让各部门员工加强沟通,促进友谊。

  3、规范票据管理

  加强对应收票据的管理,其取得和贴现必须定期与客户核对往来款项,如有不符,应查明原因及时处理。规范票据的管理和填制,正确进行销售业务和实物流转的书面记录,会计记录真实完整。

  (五)完善监督机制

  1、设立独立的内部审计岗位

  随着公司规模扩大,员工以及业务量的增加,公司应设立内部审计部门。公司将内部监督的工作交由独立的内部审计岗位负责,促进监督工作的顺利开展,真正发挥对内部控制的监督作用。

  2、充分利用外部监督资源

  JJD公司在聘请本地小型事务所对公司进行审计的时候,在审计范围上除了对企业财务报表的审计,还要对公司业务环节内部控制运行效果进行有效的评价。提高审计质量,要求尽量提出建设性的意见和方案,从而促进企业经营管理水平、提高经济效益。

  3、加强销售与收款环节的监管

  加强销售收款环节的监管,设立人员岗位责任制度,分离不相容的职责,建立科学有效的内部监督机制,从而进行有效的事前、事中和事后监督,防范经营风险,降低公司经营隐患。

  结论

  销售与收款是保障公司能够在市场经济活动中持续经营的重要环节,同时也是体现公司盈利能力的重要指标,是公司经营业绩好坏的“晴雨表”“温度计”,不仅被公司管理者重视,同时也被投资者所关注。因此,公司的销售与收款内部控制制度建立就愈发的急迫了,但是由于公司所处行业的不同、销售的产品与收款的方式不同都会影响其销售与收款内部控制的执行情况,因此,完善销售与收款循环内部控制制度是公司寻求稳健发展的必由之路。目前我国大多数的公司管理上虽然设有内部控制制度,但是在公司的制度执行过程中常常无法将形式上明文规定的制度落实到实际的工作之中,使得销售与收款循环内部控制制度流于形式,而不能深入于公司的基层工作之中。

  所以,本文以专题研究的形式介绍销售预收款循环内部控制的理论概念,并就JJD公司作为研究对象进行分析,通过从JJD公司在销售与收款循环内部控制活动中所产生的具体问题分析其原因,并针对这些存在的问题提出一些改进的建议,以期望对JJD公司的未来有所帮助,并且有对于其他同行业与非同行业的公司有所借鉴。

  本文的研究仅限于针对JJD公司公布出来的内部控制评价报告所映射出的销售与收款循环内部控制体系,同时限于所获资料不足与水平所限,使得本文研究有不尽深入详细的地方,因此,对于本文的研究体系与结论也有赖于广大学者们的近一步探讨。

  致谢

  本文是在导师许延明教授的精心指导下完成的,在写作过程中,她严肃的科学态度,严谨的治学精神,精益求精的工作作风,深深地感染和激励着我。从课题的选择到项目的最终完成,许老师都始终给予我细心的指导和不懈的支持。在此谨向许老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。

  在此,我还要感谢在一起愉快的度过大学生活的每个可爱的同学们和尊敬的老师们,正是由于你们的帮助和支持,我才能克服一个一个的困难和疑惑,直至本文的顺利完成。

  在论文即将完成之际,我的心情无法平静,从开始进入课题到论文的顺利完成,有多少可敬的师长、同学、朋友给了我无言的帮助,在这里请接受我诚挚的谢意!谢谢你们!在此一并表示真诚的感谢。

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2020年7月28日 11:51
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