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桐昌纸业有限公司应收账款管理问题探讨

  一、引言

  (一)选题研究的背景

  2015年以来,在全国经济增速下行的背景下,广东经济总体延续上年平稳的走势,但部分指标走势偏低,下行压力大。市全市上下以党的十八届四中全会、中央经济工作会议、省委十一届四中全会精神为指导,深入贯彻省委书记莅莞调研重要讲话精神,围绕强化“两个支撑”、力争“三个走在前列”的目标任务,坚持稳中求进工作总基调,积极应对复杂形势带来的困难和挑战,切实加强对经济工作的督促检查,着力提高经济发展质量和效益,努力推动全市经济平稳健康发展。2015年1-8月份,市生产总值实现了增长7.4%,转型升级步伐加快,经济增长呈现企稳回升态势。

  在这样复杂的经济在、发展形势下,中小企业生存和发展的难度越来越大,企业想要发展壮大,就必须要做好企业的管理工作,采取切实可行的措施,制定合理有效的管理方法。应收账款的管理是企业的一项重要资产,也是一项风险较大的资产,应收账款对企业的营运能力产生重要影响。但是,现在很多企业只重视销量,而忽视了账款的回收情况,使企业的应收账款逐年上升,坏账风险加大,应收账款无法转化为现金,从而束缚了企业的发展。因此,加强企业应收账款管理,增强企业营运能力,提高经济效益。

  (二)选题研究的意义

  随着市场经济的不断发展,市场的竞争越来越激烈,中小企业的生存环境也变得越来越恶劣。企业不得不采用赊销的办法来提高销量,从而产生了应收账款。因此,应收账款在企业的资产中占有非常重要的位置,是决定企业是否可以进行资金循环的一个重要环节,影响到企业的存亡,可是很多中小企业应收账款管理相对薄弱,导致企业在激烈的市场竞争中缺乏竞争力。 

  企业应收账款管理是企业管理的重要组成部分,在提高企业的销量、提高企业经济效益中发挥着重要作用。所谓应收账款,是指企业在正常生产经营活动中,由于销售商品或提供劳务等,而应向购货或接受劳务单位收取的款项,主要包括:①应向购货单位收取的购买商品、材料、外包加工等账款;②代垫的产品外包装、货物运费、货物保费、资料费;③已贴现的承兑汇票,因承兑企业无力支付的票款;④预收货款的结算;⑤退回的预收账款;⑥预收工程款;⑦其他预收货款的结算等[1]。而应收账款管理就是企业在日常的经营管理活动中对应收账款进行管理。企业管理的好坏,直接影响到资金的回收以及资金的运作。因此,加强中小企业应收账款管理问题的研究,对促进中小企业稳定发展具有重要意义。

   本文以应收账款管理为主题,以桐昌纸业有限公司为例,结合该企业发展的现状,探究其存在的问题以及产生的原因,并找出相关改进的对策。希望能够给企业带来参考价值。

  (三)应收账款对企业的影响

  1、促进销售

  在激烈的市场经济中,赊销是提高竞争力的一种重要手段,在通货紧缩的社会环境下,赊销可以促进销售。在企业在开发新产品、开拓新市场时,赊销也是增加企业市场占有率的一种手段。因此,在对客户的信用进行调查后,确定收入很可能流入的情况下,适度的赊销对企业来说是一种很好地经营手段[2]。

  2、减少存货

  持有产成品存货,会增加企业对存货的管理费用、仓储费、保险费等支出,使产品的总成本增加。但是如果企业持有应收账款,则不会增加费用支出。因此,当企业的的存货较多的情况下,可以采用赊销,把存货转化为应收账款,减少产成品存货,节约相关的支出[3]。

  3、夸大经营利润

  由于我国企业会计准则规定企业在记账工作中采用权责发生制,已经发生的赊销应记入当期收入。所以,在企业进行赊销的时候,账面上的利润的增加并不代表现金的流入。按照会计制度的规定:企业应根据应收账款的账面余额提取一定比例的坏账准备。如果事实上发生的坏账损失大于所提取的坏账准备,这会对企业造成严重的损失。因此,如果应收账款过度,对虚增企业的账面收入,夸大经营利润[4]。

  4、增加其他成本

  对企业应收账款管理不善会增加企业的机会成本[5]。应收账款作为一项强化竞争、扩大市场占用率的短期投资,明显丧失了该部分资金投资的收入,虽然它不是实际发生的成本,但它是管理层在决策中必须考虑的成本。资金过多的存放在应收账款上势必增加企业的机会成本,除此之外还会增加对应收账款全程管理所耗费的开支,收帐过程开支的差旅费、通讯费、人工工资、诉讼费以及其他费用。应收账款是基于商业信用而产生的,因此存在着无法收回的可能性,就会给企业带来坏账损失,即坏账成本。这些成本一般同应收账款的数量成正比,即应收账款余额越大,其他成本就越大。

  二、桐昌纸业有限公司应收账款管理的现状

  市桐昌纸业有限公司属于私营企业,成立于2010年,现有从业人员100多人,公司位于珠江口东岸,市谢岗镇曹乐村鸡腊尾,公司主要产销中高档瓦楞纸板,纸箱等纸类包装制品。公司引进目前世界上最先进的高速瓦宽幅楞纸板生产线四条,高速三色,四色纸箱生产线三条,自备分切机,分条机,复卷,贴合机,制摸机,和运输车队,供货能力强,能随时确保客户的供货需求,公司业务遍及珠三角。

  2012年至2014年年末,公司账面上的总资产分别约为3341万元、3564万元、3957万元;主营业务收入分别约为1843万元、1055万元、1167万元;利润总额分别为:369万元、345万元、382万元。从账面上看,总资产和利润总额均成上升趋势,但主营业务收入有所下降。

  (一)桐昌纸业有限公司应收账款的管理方法

  桐昌纸业公司对应收账款缺乏科学的管理方法,销售人员把产品销售出去,仓库发货,财务部根据销售发票和出库单编制记账凭证,并登记应收账款明细账,到了约定的付款期限,会计人员提示业务员催收款项,款项收回来就进行账务处理,款项收不回来就再次催收,再收不回来直接计提坏账准备。

  桐昌纸业有限公司目前的应收账款管理流程图:

  (二)桐昌纸业有限公司应收账款管理存在的问题

  1、赊销比例逐年上升,应收账款总量大

  赊销是以信用为基础的销售,卖方与买方签订购货协议后,卖方让买方取走货物,而买方按照协议在规定日期付款或分期付款形式付清货款的过程。实质上是提供信用的一种形式,赊销商品使卖者成为债权人,买者成为债务人。通过对桐昌纸业有限公司的调查发现,2012年至2014公司账面上的应收账款分别约为:1026万元、1201万元、1328万元;主营业务收入分别约为:1843万元、1055万元、1167万元。从账面上看,公司的应收账款与主营业务收入都呈现出逐年增长趋势,占用大量资金,使企业资金流转受阻,加大了企业经营风险。

  单位:万元。

2012年至2014年应收账款与主营业务收入变化

  2、与同行业相比,应收账款周转率低

  (1)应收账款周转率低

  应收账款周转率是指一定时期内应收帐款平均收回的次数,是一定时期内商品或产品销售收入净额与应收帐款平均余额的比值,是用来说明年度内应收账款转为现金的平均次数,体现应收账款的催款进度和周转速度[6]。

2012年至2014年应收账款周转率情况

  一般来说,应收账款周转率越高越好。应收账款周转率高,表明公司信用销售管理严格,收账速度快,平均收账期短,收账费用和坏帐损失少,资产流动性强,短期偿债能力强。据相关资料得知,纸业公司应收账款周转率的优秀值为6。可是,从图中可以看出桐昌纸业有限公司的应收账款周转率只有0.92,远远低于行业优秀水平。可以看出应收账款周转率非常低,并且逐年下降,这导致企业应收账款周转天数长,资金周转困难,束缚企业扩大规模。

 2014年同行业应收账款周转率比较

   (2)应收账款周转天数长

  应收账款周转天数是指企业从取得应收账款的权利到收回款项、转换为现金所需要的时间。应收账款周转天数越短,说明回收速度越快。应收账款的周转次数越多,则周转天数越短;周转次数越少,则周转天数越长。周转天数越少,说明应收账款变现能力越强,资金被外单位占用的时间越短,管理工作的效率越高。由于企业存在赊销,因此会形成大量的应收账款,如何加快这些应收账款收回变为现金对公司的持续发展具有至关重要的作用,如果周转天数延长,回款速度变慢,公司被迫通过借款等方式来补充营运资金,这就会造成成本的上涨。2012年至2014年,桐昌公司的应收账款周转天数为:173天、379天、391天。通过数据分析发现,公司的应收账款平均回收期非常长,从2013年开始,每次回款的时间都超过1年,说明企业追讨账款的力度不够。

2012年至2014年应收账款周转天数

  3、应收账款占流动资金比例较高

  应收账款是企业增强竞争力,获取利润的一种营销手段,同时也是企业的一项资金投放,会发生风险。应收账款占流动资产的比重,一般应该控制在三分之一以内,如果超过三分之一,风险就比较大。应收账款占流动资金的比重增加了,说明应收账款账龄增长,账款回收不理想,有可能会带来资金周转困难。桐昌公司2012年-2014年的应收账款占流动资金的比例分别为:36.5%、34.2%、35.5%,通过数据分析,发现该公司的应收账款占流动资金的比例超过三分之一,即公司的风险比较大;2013年有下降趋势,但2013年又上升,说明企业应收账款的账龄比较长,回收难度大。

2012年至2014年应收账款占流动资金的比例

  4、忽视对客户的信用调查和管理

  桐昌纸业公司在目前销售业务和财务的管理上,对客户的信用风险缺少评估和预测,交易中往往是凭主观作决策,缺少科学的决策依据;在销售业务管理上,由于缺少信用额度的控制,往往是看重权力而不看重职能,一旦出现问题又相互推卸责任;在产品的营销过程中,对客户资信的调查,对应收账款的是否可以回收具有很重要的作用,但公司在商品销售过程中,往往还没弄清客户资信状况,就急于和对方做交易,这样虽然使销售额不断的增长,但同时也会出现少赚钱或赚不到钱,甚至赔本的现象。

  三、桐昌纸业有限公司应收账款管理存在问题的原因分析

  (一)管理者整体素质偏低,应收账款管理意识薄弱    

  随着我国高等教育体制改革,本科以上的学子不断流入企业,企业员工的整体素质有所提高,但是应收账款管理岗位人员素质水平却没有明显的提高。从现代企业来说,对应收账款管理岗位要求比较高,应收账款管理人员要具备制定应收账款管理及账款催收制度、监督业务人员进行回款、对客户的信用进行调查评估等能力[8]。但是大部分的中小企业并没有设立专门的应收账款管理人员。桐昌纸业有限公司财务部有四个人,一个是出纳,两个是会计记账人员,一个是会计主管,她们都是中专学历的,虽然都是会计专业的,但是并不具备财务管理的知识和能力,她们平时只是核算账务,并不对账务作进一步的分析,也不注重自身素质的提升和能力的提高,根本就没有对应收账款进行管理的意识,对应收账款只核算,就算发现异常情况也没有上报。

  (二)销售人员只重视业绩而盲目赊销    

  目前,的许多中小企业由于竞争激烈,销售人员在其业务发展上单纯追求销售业绩的增长,为了销售业绩,往往放宽付款条件,导致应收账款数额大[7]。但是,业绩增长背后的财务状况却常常不乐观,大量企业因为盲目赊销不能收回款项的例子比比皆是,而桐昌纸业公司也不例外。为了抢占市场,提高账面利润,扩大销售,在产品在进入市场时,事先没有对付款人资信度深入调查,就采用一定赊销额度的销售策略来吸引客户,扩大其市场份额。创造了较高的账面利润的同时,也产生了大量的应收账款,而且相关部门存在矛盾,缺少及时的沟通,使得销售与核销脱节。企业为了降低人工成本,进而缩减从业人员,对于赊销,没有专门的信用管理部门进行审批,由销售人员自行决定。而销售部门的人员只注重销售,不考虑信用风险,根本就没有对客户进行调查分析,直接进行赊销。财务部门只管记账,不进行账龄分析,这样销售部门的人不能掌握购货单位的欠款情况,财务部门的人也由于长期账目不清楚,不能有效地管理应收账款,往往因缺乏与客户的沟通而拿不出有力的证据来追讨欠款,或者因为超过诉讼时效而得不到法律的保护。因此产生大量被客户拖欠而不能及时收回的流动资金,导致企业资金周转困难,降低了经济效益。

  (三)没有完善的应收账款管理制度    

  在现代,大部分企业对于应收账款的管理制度还不完善。如果没有完善的管理制度作为基础,对应收账款的相关工作进行约束,必将会加大财务风险。在一些企业,对于合同管理、销售管理、应收账款日常管理都没有系统的管理制度,没有对具体操作步骤的操作规范和经办人进行全责分配及奖惩。制度的不够完善,一方面,加大了应收账款管理的难度。另一方面,对应收账款的安全回收也没有保障。同时,由于制度缺失,也使内部审计无据可依,无法发挥其在保证各项工作顺利开展、保护公司财产安全方面的积极作用。

  桐昌纸业公司由于受到内部资源的限制,没有建立健全的应收账款管理制度,主要表现在:没有有效的客户档案;没有专业的资信评级、资信限额的资信控制措施;没有专门的赊销审批和应收账款风险管理责任部门;没有对坏账风险进行事前、事中防范控制的措施等。此外,应收账款在日常管理中没有专人负责,部门之间相互推卸责任,导致对损失的应收账款无法追究责任。

  (四)应收账款日常核算、管理不规范    

  桐昌纸业有限公司在财务上还没有实行电算化。随着销售业务的扩大,财务部现有人员的手工做账已经不能满足往来账项的准确核算,导致客户的往来账目不清。虽然企业已经制定了比较完整的应收账款制度,但并没有真正的落实,制度和实际之间存在很大的差距。此外,企业没有对客户进行认真的考察,没有建立客户档案,对赊销也没有进行审批;工作无标准,不做客户分析;追款责任不明确,长期不与客户对账;销售人员没有明确的追款责任等。应收账款基本上是由销售部和财务部这两个部门承担的,然而在实际中却常常出现职责不清、分工不明、效率低下,甚至出现互相推卸责任等问题。

  (五)信用机制不健全使应收账款管理难度大    

  在现代信用交易规模不断扩大的情况下,我国的信用机制建设却跟不上信用交易扩展的步伐,信用机制不健全,其特征是:(1)市场中介机构和监督机构的不足,市场公共信息贫乏,特别是有关企业信誉的信息非常少,市场交易信息发布的渠道不健全;(2)市场信息极度不对称,企业要是讲诚信,相对不诚信来说,诚信成本极高,导致了社会信用秩序混乱;(3)市场虚假信息很多,企业信用数据的可信度很低,企业商品生产、销售中存在大量的假冒伪劣等行为;(4)企业失信现象非常普遍,整个社会风气很不好,企业之间的三角债问题很难解决等等[9]。这些现象导致企业应收账款管理的难度更大,坏账多。在这种信用机制不健全的大环境下,桐昌纸业公司并没有对客户进行深入的了解,也没有建立信用管理部门,对于客户提出的赊销要求由销售人员随意作出决定,导致企业很多的应收账款管理难度大,很多款项收不回来,账目混乱,坏账损失非常多。

  四、改进桐昌纸业有限公司应收账款管理工作的对策

  (一)转变企业的经营观念

  为防止销售人员片面追求完成销售任务而盲目赊销,制造销售业绩及应收账款回款率与销售人员的薪酬、升职相挂钩的制度,把销售款项的及时回收,资金的回笼作为一项重要的考核指标,销售人员必须对每一项销售业务从签订合同到回收资金全过程负责,这样可以明确销售人员的责任,加强风险意识,积极组织收回贷款。

  应收账款是由赊销产生的,要有效的控制应收账款必须从其产生的源头即从企业的销售环节抓起。销售部门应主动掌握客户的资料、客户的其他供应商情况、网络数据和其他公开的信息以供企业专业信用管理部门使用对每一笔应收账款业务都明确到相关责任人,不同级别的人员给予不同金额的审批权限,遵循“谁审批,谁负责”的原则[10]。经办人员只能在自己权限范围内办理审批,超过限额范围虚报上级领导审批,金额特别巨大的必须报企业最高领导审批,不可以越权审批,以免给企业造成重大坏账损失[11]。同时各经办人员经办的业务应自己负责,要保证账款的回收率。

  权限审批表

 

  (二)提高管理者的管理水平,招收高素质人才

  1、完善招聘制度,选拔应收账款管理专业人才

  首先,桐昌纸业有限公司要完善招聘制度,任人唯贤。对于制度未列明的招聘原则与招聘标准应该补充说明,如:以任职资格作为选人标准,杜绝任人唯亲,为企业用人严格把好第一关,从而提高录用人员的综合质量。

招聘用工流程

  其次,企业要适应市场经济的发展,要不断进取,实现管理方式的改革。应收账款管理是由财务人员执行的,其管理效果主要取决于财务人员的素质。所以企业必须建立健全人力资源管理制度,从加强财务人员的培训入手,加强财务人员的学习和培训,选拔、任用思想品德好、有专业技能、工作经验丰富的财务人员担任应收账款管理的重要岗位工作,充分调动财务人员的积极性,提高企业财务人员的自身道德修养。加强应收账款管理员的综合素质首先要从公司用人的选择上入手。应收账款管理工作岗位是公司的重要岗位,所以桐昌纸业有限公司对这些岗位的人员配备及选择上要格外严谨。在招聘时,应该选拔思想品德好、工作经验丰富、具备扎实的专业技能、的人员担任应收账款管理的重要岗位工作。

  2、加强对财务人员的培训,提高综合素质水平

  应收账款管理人员的业务水平和职业素质不高会使公司的应收账款管理出现很多问题。因此,提高应收账款管理人员的业务水平和职业素养是当务之急。而加强应收账款管理人员的水平必须从加强财务人员的培训开始,通过培训,使得应收账款管理人员明确自身的职责与权限,加强自己的职业技能。由于桐昌纸业有限公司财务人员的能力素质比较低,所以,加强对财务管理人员的培训和学习是不可缺少的。对此,公司应制定出员工培训计划,这就要求公司定期或不定期地对有关财务人员进行业务培训、职业素养培训。如:开展思想道德教育讲座、专业知识竞赛、相关知识考试等活动。除了安排培训之外,同时应当采取措施鼓励员工提升自身的能力,奖惩分明,充分调动他们的积极性,自觉学习专业知识,提高自身的专业技能,这样才会更好地服务企业。

  (三)完善企业内部控制,加强监督

  1、建立应收账款企业内部管理制度

  完善内部控制对赊销业务具有非常重要的作用,就赊销业务而言,内部控制是一种贯穿于赊销业务全过程的决策、执行、监督动态机制,对规范、约束赊销业务人员的行为,保障赊销业务按规定的程序办理具有十分重要的作用。企业应建立销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责和权限,确保办理销售和收款业务不相容岗位的分离和相互制约和监督[12]。销售部门负责处理订单、签定合同,催收赊销货款,负责对退货与销售折让的审批,并具体执行单位信用政策;仓库管理部门负责审核出库,入库手续是否完备、单据是否齐全,必须严格把关;财会部门负责对销售业务进行记录,对入库商品进行检查,督促销售部门对应收账款的催收,分析汇报回款情况。在实行岗位责任的基础上,还要加强各部门工作各环节的风险管理,建立健全各个方面和各环节的管理制度。销售部门应及时反映各种商品销售的开票、收款、发货情况。销售人员要担负对应收账款的催收责任,定期与客户对账,按照财务管理内部牵制原则,在财务部门下可设立一个财务监察小组,由财务总监领导,配备专职的会计人员,负责对有关营销往来的核算和监控,对每一笔应收账款都要进行分析和核算,保证应收账款账账相符[13]等等。健全应收账款的内控制度,努力形成一整套规范化的对应收账款的事前、事中和事后控制程序,强化财务部门的管理职能,以降低企业的风险。

  2、加强应收账款的监督工作

  对已发生的应收账款,还应当加强日常监督管理工作,采取有力的措施对应收账款进行分析、控制,及时发现问题,提前采取对策。日常监督管理的工作需要财务部门和销售部门的分工协作完成。财务部主管应收账款的会计每周对照信用档案,核对应收账款的回款和结算情况,严格监督每笔账款的回收和结算。根据每一笔应收账款发生时间的先后滚动收款,及时了解客户对赊购商品的销售动态,及时了解客户的财务资金状况,及时处理与应收账款有关业务事宜,还可以减少对账的工作量。

  (四)加强应收账款日常管理

  企业为加强对应收账款的管理,在总分类账的基础上,要按信用客户的名称设置明细分类账,详细地、序时地记载与各信用客户的往来情况。全部的赊销业务都要正确、及时、详细登入有关客户的明细分类账,随时反映每个客户的赊欠情况,根据需要还可设置销货特种日记账以反映赊销情况[14];赊销业务的全过程应分工执掌,如登记明细账、填制赊欠客户的赊欠账单、向赊欠客户交送或邮寄账单和处理客户收入的现金等,都应分派专人负责;明细账要定期同总账核对。

  要制定定期对账的制度,每隔三个月或半年就必须同客户核对一次账目,并对因产品品种、回款期限、退还货等原因导致单据、金额等方面出现的误差进行核实。对于俞期的应收账款,应按其拖欠的账龄及金额进行排队分析,确定优先收账的对象。同时应分清债务人拖延还款是否属故意拖欠,对故意拖欠的应考虑通过法律途径加以追讨。

  对于整个赊销而言,可以将个别坏账理解为赊销费用,为了缩小企业的损失,根据配比原则,发生的坏账应同收益进行配比,从收益中扣除,从而列示企业的实有资产,同时不虚夸所有者权益及收益,这也是谨慎性原则的要求。

  (五)建立专门的信用管理机构

  建立专门的信用管理部门,对于赊销业务,在发出商品之前,,必须经过信用管理部门的批准。信用管理部门在接到销售单后,应审查顾客的薪资状况,根据管理层的赊销政策和授权,决定是否批准赊销。尤其对有赊销要求的新客户,要对其信用进行充分的调查,确立一个信用额度,并报主管人员核准[15]。无论赊销是否批准,都要求信用部门人员在赊销单上签署意见并盖章,然后将销售单送回销售部门。由于桐昌纸业有限公司的信用机制不健全,企业可以根据以前年度客户的信用状况,为每个客户设定信用额度,为高风险客户设立专项准备金,直到准备金足以承担该客户的风险;更新现有的信用额度,公司的财力和资信状况的变化是非常迅速的,许多企业会遇到资金困难,如果这些企业的信用限额没有更新,就会产生严重的坏账损失风险;对正在进行的交易实行信用控制;应收账款赊销效果的好坏,依赖于企业的信用政策,企业应当从确定信用期间、信用标准及现金折扣等方面入手,对应收账款进行科学的管理。

  综合上述主要对策,结合该企业的实际情况,笔者设计如下应收账款管理流程图:

  五、结论

  应收账款是一把双刃剑,它具有扩大销售、减少库存、提高企业市场竞争能力的作用,同时又具有、夸大企业经营成果、加速现金流出、增加企业其他成本的弊端。中小企业应不断分析自身应收账款过高的原因,针对不同的原因和企业自身情况,及时采取相应措施,对症下药。应收账款管理受到越来越多企业的重视,成为了企业管理中不可忽视的一部分。加强对应收账款的管理,对于满足市场需求,增强企业的营运能力具有相当重要的作用。在目前国内信用环境不利的情况下,如何获取客户真实的信用信息,既有原则又灵活的执行信用政策,确实还需要做许多工作,但通过建立健全企业内部控制体系,建立专门的信用管理部门,可以降低企业的经营风险,提升竞争力,通过政府对信用制度的普及教育,相信应收账款会得到有效的管理,进而提高本企业的综合竞争力。只有这样,才能增加企业自身实力,提高企业的综合管理水平,最终不断提高企业的经济效益。

  参考文献

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2020年7月21日 10:33
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