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比优特商贸公司内部控制研究

  摘要:在最近几年,国内的经济发展已经得到了长足的进步,中小型的私人公司为国内经济的健康迅速发展增添了充足的动力。内部控制是企业整治和推进工作的主要管理手段,有效的内部控制可以提高其财务报告质量,并增强企业对抗风险的能力。企业须认识到内部控制的重要性,不断完善内控制度,从而保障自身的持续经营与发展壮大。

  本论文应用调查分析法和综合归纳法相结合的手段,对比优特公司内部控制存在的问题及对策进行了研究。可以把本文划分为四个方面:在第一个方面,对本篇文章的分析目标以及含义作出了简介,并与海外对内部管理的分析情况相结合,并得出自己的观点。第二方面,概括比优特公司的简介及经营范围,并对该公司现存的内部控制体系进行详实调查。第三方面,仔细分析出现的难题,与企业的运营情况不好、风险管理不规范、组织框架不合理、信息与沟通制度不足这四个大方面的问题相结合进行分析,同时概括出导致问题的成因。第四方面,针对所发现的问题提出可行性解决对策,使公司管理得到改善和提高,同时也能为其他公司的发展发挥借鉴作用。

  关键词:私人公司、内部管理、存在难题、解决方式

  一、绪论

  (一)研究的目的及意义

  1.研究的目的

  近年来,我国实行改革开放以来,国民收入不断攀升,人均国民水平也在不断提高,在经济方面取得了跨越式的进步,其中的绝大部分因素是基于国内中小私人公司的快速发展。伴随着市场环境的变好,我国中小企业在发展管理上存在着一定的问题,提高核心竞争力与制定合理的内部控制制度是重要手段。在如今激励的市场竞争环境中,通过内部管理的方式能够实现企业逐渐坚强的目的,这也能够保证公司的高效运营与公司进行长时间的快速发展,公司生产运营的效果很大程度上取决于内部管理的创建。国内公司在管理方面存在严重的不足,在管理情况不好、危机识别能力不强、内部管理操作效率低、数据不能进行即时沟通、内部监管力度低等难题特别明显,所以对公司内部管理规章的完善,变成国内中小型公司的急切需求。

  2.研究的意义

  为了适应当代经济社会瞬息万变的环境,以高效的管理手段在市场上得到一定的地位并取得优异的经营业绩,最重要的就是内部管理。为了企业运营经效的提升、资金数据保镖的的真实性、遵守相关的制度,进行公司内部管理是一个很重要的在保证。对企业进行内部控制,能够提高公司效益,并对公司监管能提进行提高,保障公司规则的公正性,为公司发展提供充足的动力。本文以黑龙江省比优特商贸有限公司为调查案例,该公司涉及面广,处于高速发展阶段,企业内部控制所存在的缺陷较多,研究发现企业出现的内部管理难题,结合公司特点制定出相应的办法,同时为国内同行业的企业提供一个指导性意见。

  (二)国内外研究现状

  1.国内研究现状

  在这一年度,著名学者于增彪针结合现在许多公司对内部管理要求不严格的特点,通过个案分析的方式,把亚新科企业作为研究对象,总结难题并与当前诸多企业的环境相结合,指出公司应该着眼于内部管理的研究环节,先进针对内部管理的解决方式没有实际应用价值,对研究环节作出改变能够有效的解决这一个难题,假如内部管理方式不够完善,再好的企业评分对企业的大战也是没有任何好处的。

  2009年,著名学者邢晓玲支出国内企业在内部管理方面进行的知识一些初步管理,结合内部管理的五个方面,对管理方面的完善相对于内部监管设计有着更大的作用,结合公司当前的市场环境,内部管理操作的进度对公司的发展有着很大的影响。中小型公司在内部管理方面不能够对大型公司的制度照搬照抄,通过与公司的特色相结合,进行一步步的改进。

  在这一年度,著名学者陈容、王丹以问卷的形式来对这个问题进行考察,把攀枝花的个中小型公司作为分析对象,对考察的结果进行总结,与内部管理结构的五个方面相结合,对分析对象中出现的问题进行研究,发现内部管理方式的改进是循序渐进的,在完善过程中要经历很长的时间。所以有关单位开始对这一问题作出重点研究,中央也制订了相应的规章对其进行扶持,作为中小型公司的参考模版;希望公司的决策制定者能够对内部管理进行大量的知识储备,通过不断改善内部管理体系并进行积极操作,同时,通过对内部管理方式进行评分,对该体系进行进一步的改进。

  2.国外研究现状

  在这一个年度,国外著名学者TommieSingleton对其研究进行了总结,其内容在《内部管理介绍与财产数据介绍难题》这一书中进行了指出,创建有价值的内部管理体系是来确定创建有价值的行动,结合监管与数据报表体系来确定战略决策者你呢狗狗对企业的方方面面进行管控。来提升公司的市场影响力。

  在这一年度,著名学者COSO发布了一片报道,这篇报道名称为《公司危机管控整体结构》,其中说明:将企业的股东价值实现最大化是所有组织存在的关键。通过采用风险管理的手段企业实现战略目标与经营目标及最终实现的企业价值最大化提供可靠保证,而不应该仅仅满足于实现经营的合法性和财务报告的可靠性。并且总结了几个内在原因:管理情况、危机管控、管理活动、数据沟通、监督管理。

  2010年,Maijoor研究认为,内部控制虽己成为公共经济政策的一个重要问题,但是目前学者对于内部控制的观点有很大分歧,并结合分析将内部管理划分为三个方面,即数据审核学、管理方面以及资金学角度的内部管理分析[6]。

  4.国内外研究现状综评

  综上所述,对于内部控制方面的研究已经引起了国内外众多学者的关注,国内外学者也已经做出了很多成果,在内部控制的环境、风险管理的制定、内部控制框架体系上都有涉猎。大多数专家学者认为一个发展出色的公司离不开完善的内部控制体系和风险管理制度的功劳,并且在保证真实可靠的财务数据、遵守相关的法律法规等方面也发挥着重要作用。该文根据传统民营中小企业的角度,对中小企业公司的内部管理结构框架不足之处表示怀疑,面对躲避不了的经济市场因素,采取分析问题的手段更直接,且不同于传统意义上的企业管理,提出合理的分工责任制度,改善公司评价体系及新的控制环境,是本文创新点所在。

  所以本文将比优特商贸企业的内在管理方式出现的难题进行举例,研究分析相应的应对方式,是企业内部控制在实践中的一次有效尝试,具有一定的借鉴性。

  (三)主要研究内容

  内部控制已经成为了现代企业有效经营与管理的重要保障。本文共分四个部分。第一大部分是绪论,先从我国经济国情现状出发,阐述出研究该论文的目的及意义,再根据国内外的研究现状得出研究结果。第二部分是比优特商贸公司内部控制现状,介绍了比优特商贸公司的基本情况,对公司内部控制的环境现状、风险评估、结构框架进行分析。第三部分为比优特商贸公司现存的内部控制的问题及成因分析。针对所产生的问题进行合理分析,归纳出以下原因:公司对内部控制理解具有局限性;企业内部危机管理层面研究;企业灭有建立相应的监管体制;缺少明确的信息传递渠道。第四部分就是对所发现的问题提出有效的、合理化的对策,提出了提高公司内部控制环境的有效性;提高抗风险能力建立有效体系;建立长效监督机制发挥监督作用;优化信息传递系统四项解决方案。

  二、比优特商贸公司内部控制现状

  把相关文献与实际情况相结合,这个企业对内部管理方面也有了一定重视性,但是对于内部管理方面的知识储备还是不够充足;这个企业对企业的外界情况比较重视,而忽视了内部各部门、各岗位的牵制;侧重于公司的发展壮大对企业内部的危机管控的重视程度不高;趋向于内部规范的进步,对企业内部的危机管控的重视程度不高;重视公司实际运用方面的监控,对公司的内在人文环境建造不够重视。

  (一)比优特商贸公司简介

  黑龙江比优特商贸有限责任公司(简称比优特)位于黑龙江省鹤岗市,在1996年成立以来,公司以零售行业为主,秉承全心全意服务的精神,做好、做精、做强并不断发展壮大。企业的前一个主体是化妆商店,其规模是以及两个工人。公司现拥有员工3100余人,管理人员193人,安置下岗人员400余人。截止到2017年比优特在哈尔滨市及其他县、市开设门店的总面积超过10余万平方米,在与国际知名大卖场的竞争中,通过实力较量显示出自身较强的竞争优势,一举成为黑龙江省零售市场举足轻重的知名品牌。经营范围主要有食品、营养和保健食品批发,卷烟制品、图书、报刊零售,日用品、纺织品、衣服、人文、运动产品、家庭用电、手机、五金产品、花卉、化妆品经销,房屋及柜台租赁,会议及展览服务。

  企业当前市值为亿人民币,年度产品售卖为亿人民币,从企业的建立初始,产生很大的利润。并且,企业带动了当地经济的发展,为不少人员解决了再就业问题,提升了本地群众的物质水平,也为中国经济建设作出了突出贡献。比优特公司注册资金6000万元,总资产价值10多亿元,截止到2017年1月,总营业面积30多万平方米,连锁门店近100家,安置人员就业6000余人,2016年公司销售额突破20亿元,实现20%的年增长率。

  (二)比优特公司内部控制环境现状

  内部控制的执行常常都会受到人为因素的影响,在我国大部分中小企业家都没有很高的学历,公司都是靠自己辛勤创立的。在这个发展迅速的经济市场上接受新事物、新规则的时间较长,做重大决策时往往仅凭个人主观判断,不会结合市场需求和公司前景综合考虑。公司内部培训制度也很匮乏,忽视自身管理能力的提高,另外,工人内部管理的认知不够,公司工人在内部控制的要求方面不达标,对内部管理的措施执行方式理解不够深入,使得内部管理建设不能很好的进行。公司现处于事业发展的上升期,要吸收引进更多的高级人才,总经理逐步让自己的家族中其他人员入股,形成了以家族为核心的管理层,并且对于股份数量进行了再划分,董事长比例,其余工人占据,其余是作为突出工人的奖励,对有突出贡献的工人进行褒奖,这是典型的家族公司特点。同时公司也在拓展自己的市场,会新开超市分店,各分超市对新员工开展文化教育情况不一,缺乏培训企业文化教育,忽视企业理念与实际活动的冲撞,从而影响员工工作热情下降,效率降低,降低工人工作的主动性。中小型公司的内部管理认知不够,知识储备不够,对内部管理的执行产生影响。

  (三)比优特公司内部控制风险管理现状

  风险评估流程包括目标设定、风险评估、风险应对、注意会计准则和会计制度变化这四个子要素。

  对比优特公司内部控制风险管理现状的了解中,发现几个重要结论。首先,企业没有建立危机管控制度,没有对外在与内在危机不能预算,不能呢个即时应对可能突发的危机。其次,公司专业法律人才的缺失,在法律事务方面没有风险防范的意识,不能遵循法律和法规的要求开展业务,保证不了公司合理的经营。同时,该公司尚未建立未来发展战略、发展目标。因此对普通项目进行操作,没有相对应的规划来提高公司的市场竞争力。所以,比优特公司在风险管理方面的综合评价有效性极低,无法辅助该公司应对所面临的各项风险。

  (四)比优特公司控制活动执行力分析

  黑龙江省比优特商贸有限责任企业全国范围内的商品销售公司。本企业当前有决策管理会、管理人员、财产管理部门、行政部、采购部、信息部、市场开发部、后勤部八个大部门。董事会不参与日常的经营管理,并且财产管理部门、项目执行部门等单位是听管理人员的命令行事,对于当前的诸多中小型私人公司来说。这个解咒是很普遍的。对这个企业来说,部门职位有重复,职责分不清楚,缺少监督鼓励制度来督促企业的发展壮大,所以公司完善管理绩效制度是很有必要的。因此,该公司的组织结构中最突出的问题就是岗位之间没有明确的牵制制度,遇到问题无法确立事故责任人,不能及时找到解决对策,影响公司控制活动的执行力。同时本公司采用总经理负责制,总经理的职位是一个职业经理人,在制定战略中很容易制定以短期利益为目标的发展体系,不考虑公司的长远发展;在运营层面来讲员工间的沟通不畅,无法把命令很好的执行下去,有很容易发生职权滥用的现象。假如,企业不进行结构方面的改进,这会对企业的长足进步产生一定的影响。

  三、比优特公司内部控制存在问题及成因

  通过对比优特商贸公司内部控制存在的现状进行归纳分析,根据《企业内部控制基本规范》找出目前该公司内部控制存在的主要问题及形成问题的成因。

  (一)公司内部控制存在的问题

  1.公司内部控制环境有不足

  (1)公司领导层对内部控制意识薄弱

  公司领导层的内控管理意识还很淡薄,由于文化程度、思想观念、思维方式等的局限性,往往会造成“封建君统”制度,仅仅认为做好自己的手头工作就可以了,不能进行思想跳跃,进行新产品的研发,认知新制度、新准则、新方法的时间,也不注重自身管理知识的提升,不去参加各类内控管理的培训课程。公司大部分的领导者都会把主要精力都放在如何创收上,而忽视了内控的管理问题,时间久了就会养成不讲制约、监管不力的现象。虽然建设了内部控制制度,但缺少领导的督促,管理层认为做到表面化就可以,不去真正的落实制度,只顾着近前的经济利益,忽视长远发展,例如:比优特商贸公司在年度总结中,递交的一些财务报告中利润指标、收入情况都很高,但在内部控制管理上没有具体的考核标准,因此管理层为了在任期内实现目标成绩,会要求财务人员编制虚假的综合考核指标完成状况,使报表看起来更完美。还有为了体现自身经营能力强,向上级汇报不切实际的销售量增长和技术的提高以讨好上司。这些都是基于不重视内部控制制度,公司领导层对内部控制意识淡薄的结果。

  (2)公司职工内控意识不强

  公司目前的员工成“老龄化”和“年轻化”这两个极端。负责内部审计的都是从事了财务工作10年或者20年的“老龄化”职工,近年来,会计制度、会计准则、会计核算方法、税率核算方法都在不断的改进更新。作为新时代的公司审计人员与时俱进尤为重要,这个方面的知识储备就显得很重要,如果没有相关知识的储备,那么对审计的结果也就不能保证了,也许就是走走形式主义,不会有什么实质性的效果。而“年轻化”的职工工作经验很少也缺乏相应的培训指导,很难从培训中提升自己的工作技能,无法独立的解决所遇到的问题,从而影响企业的未来发展。还有一些中层的领导对内部控制的理解有点出入,造成员工忽视内部控制制度的重要性,把内部控制的文件当做白纸,这会出现光是口号,没有具体的执行措施的现象,出现了经营管理上的损失。这是由于公司的人力资源培训体系尚未完善,员工对公司管理手段的学习和运用还不够,没法为公司输送高质量的人才导致的,因此减缓公司发展速度。

  (3)公司文化建设教育不足

  文化建设是一个公司发展的重要因素,如果说销售业绩是一个公司的“硬实力”,那么文化建设就是公司的“软实力”。比优特公司的文化经营理念是:货好货全、价格实惠、亲切服务,但是由于人力资源制度还不够完善,职工对公司缺乏安全感,职工的命运无法与公司的命运连在一起,也就无法共同进步、发展。因为公司的文化建设制度执行不足,公司对职工的日常要求和职业道德不够严格,有些员工的道德素质不高,曾经发生过多次套用公款、采购时收取商业折扣等现象,给公司造成不良影响。

  2.公司的风险管理较弱

  (1)公司的风险意识不足

  该公司的风险评估水平不高,具体体现为员工及管理层缺少全面风险管理理念。例如在采购环节中,该公司对有签订意向的供应商的资格、信用状况等方面未及时进行风险评估,导致签订后出现了供货产品质量的不稳定,并且还会出现断供的情况,在材料价格波动阶段,常提出加价的要求,直接影响企业正常的经营销售,造成损失。在销售环节因为对商家的主体资格、信用状况等方面未进行风险评估,导致后期应收账款金额越来越多、待支付时间越来越长,使公司账面计提的坏账准备不断增加,为本公司造成更大的损失;在项目开始之前未对其进行相应的风险评估,就会直接对未来经营产生不确定性风险,业务开展后可能直接处于被动地位,分析其原因,企业往往运用惯有思维,忽视风险评估的重要性,工作只处于表面形式,不开展实质性的风险管理,具有针对性的评估风险[7]。因此对风险管理、内控管理之间的联系、风险意识等没有清楚的认识,这将对企业的发展造成严重的制约。

  (2)公司缺少法律人才

  现在该企业没有相关的专业人才,企业的所有业务交易只能依赖于传统的法律咨询。法律咨询还没有成为单位的正式工作人员,其收入与劳务相联系,对待问题只是从表面出发,不能根据企业本身的现状和条件提出解决方案,不能保证公司的利益最大化。就像该企业管辖超市以前的租客还欠着几年的房租,咨询了有关法律,才签署了股权转移条例,从那以后这个超市就变成了最大的股东。然而该超市长期入不敷出,并不能给公司带来任何积极地经济效益。公司内部因缺乏专业的法律人才,造成公司对外来法律顾问的过分依赖,不能很好保护公司的经济利益。

  (3)公司对往来业务的管理不够

  比优特商贸公司在往来业务的风险管理上也存在着问题,虽然在各项业务流程中均建立相对应的制度,并且根据实际情况也不断进行改善,但是在执行业务中仍暴露出很多问题。在对外采购环节,进行采购时并没有事先做好预算管理,在执行时也没有按照公司的审批程序来走,也未能按已制定合理的付款方式及时办理付款;还有在业务招待费的管理上,对于标准制定不明确,事前未做好执行申请的,经常都是做了违反制度的事后再补齐手续的形式进行报销,直接导致费用预算控制形同虚设,同时也导致部分管理人员消费随意、乱报费用、导致企业承受一些不必要的损失。

  3.公司内部结构框架不合理

  (1)公司职位缺乏牵制制度

  在我国大多数的民营企业中,“一人多岗”的现象屡现不鲜,这样既可以省人工,又可以节省工资福利。比优特商贸公司出于对成本的控制就是采取的这种职位制度,尽最大可能的少用人、用好人,这就会出现很多职位性质不同,但都是一人在承担工作的结果[8]。开具发票、登记账簿、收取现金、凭证的填写、审核等财务业务都由一人或两人完成,从表面上看,人力物力都省下了很多,时间也节省了不少,但没有专业人员监督执行,实质上这种违规制度操作既不能提高公司发展水平,还有可能会造成资金外流,出现贪污公款的现象发生,给公司的未来发展带来一个不小的隐患[9]。一个完善的组织结构可以明确的指出每个员工应该负责哪些工作,在本公司中做的并不是很到位,会出现一些谁都可以管又都可放手的事情,这可以从处理一些公司事务的“踢皮球”现象看出,出了问题后都是互相推托责任,互相责怪,最后没有任何解决方案,不了了之。公司的内部控制职能没有发挥出来,内部控制取决于日常监督,比优特商贸公司内部控制制度要求各部门人员对内部的经济活动进行监督,但是一些领导者们常常干预工作,工作人员受到领导的干预或利益诱惑,员工往往就会按照领导的意思办事,使内部控制规定无法得到执行。

  (2)公司的绩效考核制度不健全

  企业在管理运行时最突出的缺点就是企业业绩评估体系不够完善,原先的计划也许是实用的,但是没有去认真的考核,检查,只是走走过场是不会达到预期的效果[10]。不管一个体系有多么健全,如果得不到有效地管理和审查,都不可能发挥其原本的效果。在比优特公司内部的绩效考核水平还不够完善,员工们的劳动成果并不会成比例的得到劳务报酬,每一个管理层员工的工资都是在一个水平线上的,遇到问题每个人就不会尽全力去解决,觉得“拿着相同的工资为什么我要去解决问题,也没有什么金钱奖励,有相关人员会对其处理”。每个管理者的心理活动都是如此,那么公司的发展也就会停滞不前,遇到问题都互相推托不去思考解决方案,造成公司损失不可估量。

  4.信息与沟通不顺畅

  数据和交流渗透到单位的各种管理活动中,有正常管理活动、会计管理体系、职工和高层的平时交流控制体系。沟通的方式主要包括企业内部纵向沟通和横向沟通这两种方式。

  在企业内部控制要素中信息与沟通被认为是最缺少关注的部分,因此公司在这个环节最容易出现差错。从比优特公司员工数量角度,整体来看属于自上而下的垂直化管理模式,逐级汇报、层层传递,因此高级领导层的决定要先传至中层,中层传达至主管、最终传递给前线员工,在传递信息的过程中,各级人员由于学识、能力、经验不同,在问题的理解上难免会出现差异;比优特公司的决策主动权掌握在少数人或部门的手中,这些人员及部门就具有明显的信息优势,造成了信息不对称情况的出现,而比优特公司管理者对此现象并不重视,并有意扩大少数人和部门的信息优势,因此就会出现高管层要求的任务得不到很好执行。

  其次,本公司对信息与沟通的重要性、职工岗位和信息系统的设置都有不合理之处,这些共同影响了信息与沟通的顺畅性,在信息沟通方面传答不利。在单位管理交流方面,企业内部自个管理自个事、合作与交流的机会很少,不重视之间的协调配合,使公司的资源得不到最大效益的利用,从而必定会为公司造成一些不必要的损失。比优特公司的销售部门会出现不与采购部门沟通的情况,在某个产品的市场需求量突然增加时,销售部门只顾自己的销售策略,不与采购部门及时沟通,要求采购部门增加本产品的采购量,结果就是为这个产品打开商品市场后,公司会因产品库存量低而没有把握住盈利的好机会。在纵向沟通方面,企业很多的信息都掌握在领导层,在下发任务时没有交代好前提条件和背景资料,导致执行该任务的员工掌握的信息不够完全,给完成任务的质量和效率方面就造成影响,使其无法达到预期目标。比优特公司在订货方面,领导与负责订货的工作人员之间信息沟通不到位,每次订货的到货日期都固定在月初,但偶尔也会有特殊情况的发生导致到货延期,管理人员未能及时通知到员工,员工就会在原定的时间等待卸货,浪费人力和时间,造成不必要的经济损失。

  (二)公司内部控制的成因分析

  1.公司对内部控制理解具有局限性

  内部管理属于单位业管理体系,有着许多不定因素影响。内部管理的计划和操作有利的保障了单位目标的实现,然而它有其缺陷,企业自身因素也可能会影响单位目标的实现。该单位的内部管理确实存在着诸多问题,如管理层并没有发现内部管理的意义、职工管理意识不强、企业的文化建设不完善等。影响上述问题的原因,与比优特商贸公司所处的市场环境有重大关联,在现代大市场环境上,该企业属于小型私企,很多因素左右是否能够生存,不比那些集团单位有丰厚的资本和关系做支撑。也不能像其他上市连锁企业通过信誉保证吸引顾客。因此,经营者主要把精力放在如何拓展市场,留住老客户,扩大公司业务方面上,不重视单位管理体系的运行效果。其次,单位管理层缺乏对本企业的正确认识,他们认为其只是一种表象,没有实际意义,对其耗费较少,从而造成单位管理能力下降。但必须承认内部控制自身是存在限制性的,只能做到“合理保证”,不可能做到百分百的保证。但是,仅仅关注内部管理自身缺陷也不行,因为这些确信啊是天生的,对于怎样健全小型公司内部管理系统收获甚微,因此,需要重点关注单位内部管理。

  2.公司内部风险控制方面分析

  风险会直接导致企业的受到威肋、,抗风险能力与未来的前景息息相关。所以制定合理有效的风险管理体系,以备用来随时应对风险,只有这样单位才能在未来竞争中得以生存。该单位高层十分担忧管理风险,是因为他们担忧未知的风险事件,然而他们对其的理解还不够,采取的应急方法不够,认为仅仅注意对手动态就行只要关注同行的动向,听之任之也能降低风险。不能察觉到当前的潜在风险,比如需要回收的资本,法律专业人才的缺失,其对于公司经营不熟。公司需要完善分析风险系统系,尽量及时的辨别风险,然后采取有效措施。

  3.公司缺乏有效的监督机制

  比优特公司没有专门设立的监督部门,每次都是领导者的突击检查,也没有独立的职位设置。究其原因,一方面是只追求公司规模的扩大和业务面拓展而无暇顾及企业的监督管理工作。同时,由于没有根据自身的实际情况来设置内部控制,直接搬抄其他公司的内部控制制度,使得基本的内部控制制度也得不到很好的应用,会出现监管死角,缺乏实用性、可执行性和独立性。缺乏监督机构的根源还是由于管理者对内部控制的不重视,实际上,当前的内部管理系统仅仅只是应付国家政策,不是为单位制定的,体系不是主动建立的,领导花费极少数精力在它身上;另一方面公司的资金、人力有限,公司内部一人胜任多个岗位,管理层不会花钱在它身上。而且,单位职位和人员安排不合理,内部审查和会计审查混淆、职工混淆不明白自己的工作,内部管理有待标准化,通常在出事后才执行,没有事前预测,单位监控形式单一,企业内部组织的独立部门没有实现其真正功效。

  4.缺少明确的信息传递渠道

  在这个网络技术高速发展的今天,信息系统成为了各大公司的重要组成部分。虽然比优特公司建立了信息传递系统,但其真正应用并没有很好的发挥出来,仅仅只是沟通开会日期,下达命令等日常标准化任务,平常紧急任务的改动并不会在信息传递系统中显示,没有对其进行利用,耗费大量物质,也没有节省时间。再者就是公司的职能分布不均,会出现两个领导者下发命令有出入,员工不知该执行谁的命令,大大耽误了任务完成的时间,也使工作的完成情况受到影响。

  四、比优特商贸公司内部控制问题的对策

  现实中,私企小单位其内部管理存在缺陷的原因有很多:人为原因,体系原因,环境原因,对于该单位存在的缺陷提出几个建议:

  (一)提高公司内部控制环境的有效性

  1.加强领导对内部控制的管理意识

  管理层的形象严重关系到企业文化的建设,他的形象左右着单位的文化建设的方向,还影响着单位文化的精髓。因此,领导私人的综合素养对于单位内部管理体系完善和文化建立至关重要。

  增强管理者的素养,加大单位监管,制定相应的指标,尽可能促进单位内部管理体系的完善;合理选择接班人,让人才管理公司;领导需要有带头作用,严于律己,以企业利益为宗旨,不能以自己的利益为大,要自觉遵守企业内部控制制度规范要求。

  2.制定有效的人力资源政策

  人才分配不科学严重影响着单位发展,按照现在企业存在的不足,提出以下解决方法:首先扩管人才渠道,培养职工素养。其次,发掘潜在人才,给当前领导层注入活力。进行专业训练、相关政策分析来丰富职工专业知识,建立金钱奖励体系刺激职工主动性,提升职工素质。

  健全人才分配制度。好的人才政策能够有效地培养职工,提升自身实力,对于健全内部管理体系至关重要。所以,该单位的领导和职工利用公开招聘引入。。按照自身特点进行人才分配,只要是人才我就用的理念,为公司未来发展壮大输送专业人才。此外,提升领导素质,因为他们左右着单位的未来,还关系到公司内部管理的效果。

  3.做好公司文化建设基础工作

  泰勒说过:“在完善体系时职工权利可以保障,领导的执行力对其效果的影响至关重要。换句话说,企业的支持是内部管理得以开展的有利保障,也有利于单位长期发展。要想创造一个综合实力都很强的公司,基础条件是单位的有利支持,也是单位文化的基础。

  (1)注重企业文化建设的实质和形式的有效结合

  单位文化的直观体现很重要,它能够营造一个良好的环境。然而外在表现是不可能替换内部文化的建设。外在形式容易改变,而内在素质却需要长时间的积累和打磨形成。文化可以通过教育和借鉴形成,可以影响企业各个方面。因此,单位文化的形成需要注重内涵。

  (2)强调协作和团队精神的培养。

  它是一个单位得以生存的关键,在单位文化的建设中,需要重点注意集体合作,没有它的存在,单位工作很难得以开展,仅仅关注自身现象。单位的生存优势关键在于单位内部的合作精神,其是现代环境下的趋势。所以,企业要营造协作精神和团队精神的良好环境。

  (二)提高抗风险能力建立有效体系

  1.制定合理的抗风险计划

  提高公司经营风险意识,增强风险管理水平是保证未来发展的因素之一。这个工作短期实现不了,该企业内部缺乏风险意识,单位需要多进行领导和职员的交流,让领导带动员工,还可以上外聘请对风险管理有深入研究的大学教授或具有丰富经验的领导给单位员工传授经验,按时给职员讲解风险意识的重要性,把实例和理念联系到一起,提升员工风险意识。工作之前,考虑下实际风险。提升按照当前情况作出合理判断。研究身边发生的案例,让单位全体职员总结经验。风险意识,提高风险管理能力。根据企业的责权利相结合的原则制定有利于企业未来发展的合理的抗风险计划,使其得到更好的实施。

  2.引进法律高效人才 

  针对本公司法律人才缺失的现象,应进行招聘筛选相关法律知识人才,培养现有的法律人才,来弥补不足。公司应专门设立风险管理部门或者有指管理部门负责,在经营过程中加强风险评估和提高风险管理[14]。经济的繁荣以及环境的变化增加了企业运营风险。公司一定要有完善的风险管理制度,以确认公司的风险因素,及时完成风险评估,完善预警系统,降低风险。

  3.提高对外业务管理能力

  本公司管理层可以制定风险管理制度,运用风险分析方法和评估方法探讨了该单位的优势和缺陷,机遇和风险,深入的探讨了怎样预防,怎样处理。其次,要控制好对财务部的风险防范,要对每一笔报销的款项进行实时的检查审核,此外还要对企业的各种财务数据详细的分析,预计公司可能面临的风险,采取对应的措施进行解决,减小单位的损害。

  (三)建立长效监督机制发挥监督作用

  1.建立考核激励制度

  绩效考评制度在一定程度上是对领导层和员工的一种认可和激励,但是必须建立合理的基础上。针对比优特公司存在的上述问题,需要全面的进行考虑。第一,健全单位业绩评估制度。如在管理方面每解决一个问题都给员工予以奖励,解决重大问题再结合员工自身实力,可以考虑升职;若解决的问题不大可以在月末发放奖金以示鼓励。在单位年度评价时,采取职工互评方式,优化考核流程,实现职工平等,最大程度化的发挥其功效。而且可以健全相应参考数据。让体系更加规范,科学制定定性指标,从而达到以考核椎动工作的目的。

  2.实现分工责任制度

  职位分工是一个公司的核心所在,合理良好的分工是公司发展的重要保障。比优特公司由于人员少,工作细分度不高,会有人身兼数职,工作分配不合理。这种体系的目的是杜绝单人从事违法行为,可以有效的杜绝避舞弊现象。所以,钱、账、物必须单独控制是该企业的工作核心。尤其是会计人员方面一定不能出现一人数岗的情况,在业务执行中必须按照规章制度的合理程序实施及审核,各工作人员在自己职责范围内展开工作。还要设立责任划分体系,一旦出现问题可以立马找到责任人,以防止相关人员造假,贪污单位钱财等现象的发生,如果不能明确责任划分,需要能够及时的进行监管。

  (四)优化信息传递系统

  完善的信息系统可以提高工作效率,信息沟通对于单位内部管理至关重要。高层之间、高层和员工之间、员工之间均要有信息交流。单位如果想有一个完善的交流反馈系统,交流十分关键,它是双向的,才可以实现公司全部职员的沟通交流,形成一个高效的无阻碍的交流渠道。而且,该单位还利用法律进行内部信息传递,让每一个职工能无误的掌握交易趋势,收集交易信息,处理个人矛盾,给企业信息系统的建立提供良好的基础,创造一个良好的交流环境。高效的信息交流传递系统,可以增进员工相互感情,创造一个良好的的办公环境。

  参考文献

  [1]刘晓霞.经济常态下企业内部控制的改革与创新[J].财会学习.2017(04)

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2020年7月13日 21:37
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