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EXCEL在会计工作中的应用经验谈

  摘要:Excel作为Office系列办公软件之一,集数据库、工作表、图形、互联网功能于一体,有着及其强大的数据处理功能,在日常工作中发挥了很大的作用。Excel强大的计算、管理和分析功能,可以大大减少工作的重复性,有效提高工作效率。企业会计工作中信息提供者与管理者之间的矛盾越来越突出,管理者需要更加强大的工具支持会计核算和财务管理。Excel在会计工作的体现尤为显著。

  关键词:Excel会计工作;应用经验

  EXCEL是一个常用的表格制作软件,这种办公软件兼具数据计算,排序筛选、图表分析等多种功能,受到会计工作人员的青睐。

  会计工作是每天都要跟数据打交道的工作,工作的内容就是处理大量的数据:工资、补助的核算,税务的计算,收入支出核算,职工的报销等。EXCEL在会计工作中的运用实际上就是将EXCEL用于日常会计核算,主要目的在于帮助会计人员提升工作效率。很多基础财务工作,有的财务人员需要画一个礼拜的时间才能做好,但有的财务人员却只要花三个小时,这就是效率的差异。本文根据平时的工作积累的经验介绍了Excel在会计工作中的应用。

  一、Excel的特点

  MicrosoftExcel是微软公司的办公软件Microsoftoffice的组件之一,是由Microsoft为Windows和AppleMacintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分,它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作,广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。具体说下它具有以下功能:

  (一)、具有强大的数据处理

  与其他数据库软件创建的数据库一样,EXCEL的数据库列表也能对记录进行修改、添加、删除、排序、查询和分类汇总等处理。同时EXCEL还可以很方便的调用Acces,从测试时,FoxPro等数据库程序生成的数据库或者列表数据,使之成为EXCEL的列表来管理和操作,也可以将自身的EXCEL列表转换为数据库文件提供给其它数据库软件调用。

  (二)、灵活多样的经济分析函数

  Excel不仅为用户提供了数据运算、数据管理、数学韩式和文本函数等多种数据处理手段,还为财会人员提供了各种财务函数和公式,为统计人员提供了时间序列分析、回归分析和概率分析等工具。

  (三)、丰富的表格处理功能和图形功能

  Excel具有渐变灵活的制表功能,表格中的数据一旦构建好勾稽关系,就会自动刷新。Excel强大的绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合,有利于管理人员进行决策。

  (四)、外部数据获取功能

  Excel可以读取和输出多种格式的文件,可以从很多数据源包括会计软件的数据中引入数据,节省获取基础数据的时间,提高效率和减少错误。

  (五)、具有预测决策分析功能的多种工具

  Excel能够满足企业管理对数据处理和分析的要求,非常有利于企业经营活动中进行财务分析、筹资决策、投资决策、资源配置等决策管理,是企业决策管理分析的有效工具。

  (六)、满足各种管理分析需求的数据透视表

  数据透视表是Excel众多重要功能中非常实用的一项高级数据处理功能。不仅提供了数据输入、输出、显示、分类、统计、查询等数据处理的基本功能,还提供了强大的高级数据分析功能与程序执行自动化功能。从而使会计工作中复杂的数据处理工作变得简单方便、容易。

  二、Excel在会计工作中的应用范围

  (一)、Excel在会计凭证中的应用

  会计凭证记录的内容是一种反映经济状况的可靠的档案资料,通过填制和审核会计凭证为企业、行政、事业等单位准备了一套如实记录经济活动的情况的档案资料,以供日后的查阅、分析和利用。按其填制的程序及其在经济管理中的用途可分为原始凭证和记账凭证。

  会计凭证是企业中常用的表单,设计出方便实用的会计凭证,能够提高工作效率。在利用Excel完成会计账务处理时,首先要建立会计科目表。建立会计科目表时,需要要在Excel工作表中录入数据。数据的录入分两种:一种是直接在对应单元格中输入数据;一种是在“记录单”中输入数据。由于采用“记录单”的方式便于新建、删除以及查找会计科目,因此运用广泛。

  会计人员在用会计凭证记录经纪业务时,要对每笔经济业务进行编号,以便查找和以后的核对,用Excel编表时,可以利用CONCATENATE()函数,以“年+月+日+当时序号”自动生成会计凭证的编号。

  (二)、Excel在会计账簿中的应用

  会计账薄按其用途可以分为日记账簿、分类账簿和备查账簿。通过对日记账、明细分类账、总分类账和科目汇总表的制作,使日常的财务处理工作变得简单方便,一目了然。根据“有借必有贷,借贷必相等”原则,会计账薄中会直接显示借贷不平衡的自动提示,以防工作中出现的失误。自动更新透视表的方法:(1)在选定建立数据透视表数据源区域内,尽可能的将数据来源范围扩大;(2)随着数据源数据的更新,数据透视表中的数据随之更新。

  (三)、Excel在会计报表中的应用

  编制会计报表是会计工作中最常见且繁重的手工劳动,具有种类繁杂、编制工作量大、容易出错等特点。Excel应时而生,作为一个强大的数据处理分析工具,能够满足我们对大量数据分析的要求,提高了工作效率及准确性。Excel编制基于企业在自身会计核算资料上主要用于资产负债表、利润表和现金流量表的编制。

  (四)、Excel在财务分析中的应用

  在社会主义市场经济条件下,企业的理财环境不断地发生变化,财务关系日趋纷繁复杂,财务分析的任务也日趋复杂。财务分析既要为国家宏观管理和企业微观管理提供信息,又要为企业的其它利益主体和投资者提供信息,在越来越讲求效率和注重成本的企业里,Excel在财务领域应用相当广泛。建立“财务比率分析”表,采用Excel中的数组公式进行短期偿债能力分析、财务结构分析、营运能力分析和盈利能力分析等。

  (五)、Excel在固定资产中的应用

  Excel的强大数据处理功能对固定资产进行分析研究,解决了固定资产会计电算化的问题,简化了会计核算工作。设计购置固定资产时需要用到的付款审批表和固定资产转固审批表格式,然后根据企业自身的实际情况设置固定资产卡片,并根据固定资产卡片,对固定资产计提折旧。

  (六)、Excel在工资核算中的应用

  在工资管理中,企业员工的薪资数据往往繁多而且复杂。在实际工作中,需要对这些数据进行查询,或者需要对数据按照一定的类型进行汇总,Excel的出现很大的缓解了这些繁琐的过程。建立工资表的结构,输入工资表的内容,通过Excel提供的各类函数巧妙的算出工资报表中应发实发工资以及个人所得税的税额。至此工资表数据全部形成,一张完整的工资表就做好了。另外,在实际发放工资之时,会将工资按部门统计,我们还可以运用Excel的数据分析功能,如数据透视表功能,可以快速合并和比较大量数据,按照需要进行各种条件的查询。

  三、Excel在会计工作中的应用技巧及注意事项

  财会工作需要处理分析大量的数据、编制各种图表,而EXCEL具有灵活高效的数据处理能力和图表功能,可以大幅提高工作效率效果,是财会工作中必不可少的工具。Excel制表已经成为财务人员日常工作中的必备技能,熟练掌握Excel技巧不但能够大大提高工作效率,更是财务人员软实力的体现。下面总结了些关于Excel在处理会计工作的应用技巧以及注意事项。

  (一)、利用Excel在企业财务状况比较分析

  目前,在进行财务分析时,多数都是利用手工计算财务指标,其计算工作量较大。另外,企业都是按照上级要求计算财务指标,企业很少自行设计,因而很难更全面更系统地进行财务分析,难以充分发挥本身的积极性和主动性,不利于管理水平的提高。另一种情况是实现会计电算化的单位,在其会计软件中可能有一些财务分析指标。但这些指标如果不能增加或修改,往往就难以充分满足各种企业的不同需要。利用Excel对企业财务状况比较分析其优点是分析方法不限,分析指标不限,分析内容不限。利用Excel进行分析,大致要经过以下几个阶段:

  1、    设计报表格式。

  2、    针对主栏,增设必要栏目。

  3、    针对主栏,确定分析指标。

  4、    录入计算公式。

  5、    填列财务数据。

  6、    生成分析结果。

  7、    采取保护措施。

  (二)、 如何做到Excel在会计工作中的数据保密性

  在财务工作中,除了财务工作人员外,其他人是不能修改财务数据的,怎样才能避免非财务人员对数据的修改呢?EXCEL提供了多级数据保护功能,通过这些功能,你可以设置工作簿的打开权限、工作表中的数据或工作薄的结构进行加密保护,防止别人查看或更改数据,设置打开权限的步骤为:

  1、单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令。

  2、单击“工具”菜单上的”常规选项”。

  3、在“打开权限密码”编辑框中,键入密码,在“重新输入密码”编辑框中重新键人密码,然后单击“确定”按钮。

  4、单击“保存”按钮。

  5、如果有回应提示,单击“是”按钮,用打开的工作簿替换现有工作簿。

  (三)、实际会计工作中,有哪些关于Excel技巧及注意事项

  Excel凭借出色的数据处理以及统计分析能力,广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。对于会计人员而言,灵活、高效的运用Excel会给工作带来极大的便利。为了方便会计工作的完成特地整理了几条关于Excel比较实用的技巧。

  1、"填充内容"#与"填充内容"@单元格格式类型

  当你需要输入大量前面部分或后面部分的相同内容时,可以在单元格格式中设置单元格类型为"填充内容"#或#"填充内容",其中“"填充内容"”为自动填充的相同部分的内容,“#”为手动输入的部分。输入数字时用“#”,输入字符时用“@”。

  2、用连字符“&”来合并文本

  如果想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,用连字符“&”就能够轻松将它搞定。在最后合并的单元格中输入公式:=“单元格1”&“单元格2”,回车后即可合并。

  3、用选择性粘贴的“转置”功能快速转换行列

  有时我们需要把Word中的一个表格的行列进行转换,这时我们可以复制后,在Excel中执行“选择性粘贴→转置”来快速转换,准确又方便。

  4、文本格式日期转换为日期格式

  比如在审计中遇到农村五保户供养金发放记录,发放时间为文本格式如“2011.6”(2011年6月),无法计算发放对象领取年龄,可以通过以下方法转换:

  (1)用查找替换功能将“。”全部替换为“-”,系统会自动将格式转换为日期格式Jun-11:

  (2)右击选定单元格,选“设置单元格格式”,在弹出的“单元格格式”窗口中选“数字”菜单中“日期”,在窗口右框中选择所需格式。

  四、结束语

  目前EXCEL已经成为会计电算化的一种重要辅助工具,它强大的数据库管理功能、丰富的宏命令和函数、强有力的决策支持工具等,有效的缓解了企业会计工作中信息提供者与管理者之间的矛盾,减轻了会计人员的工作量,提高会计工作效率。会计信息化是会计发展史上的一个里程碑,它不仅推动了会计现代化的进程,而且提高了会计工作在当今经济发展中的地位和作用,Excel作为专业的数据信息处理工具,其作用是其他工具不可比拟的,它在实现基本会计数据处理的基础上,进一步对会计信息进行分析,从而为会计人员提供更好的决策选择,促进会计报表对经济的发展服务,由此使得会计事业进一步蓬勃发展。

  参考文献:

  ①陈国震:《Excel在会计工作中的应用》[M].北京.经济科学出版社,2010

  ②杨义青阎明:《Excel在会计工作中的应用》.西北工业大学出版社,2011

  ③谢柏青张健清刘新元:《Excel教程》[M].北京:电子工业出版社,2013

  ④阎五达于玉林:《会计学》.中国人民大学出版社,2013

  ⑤韩良智:《Excel在财务管理中的运用》[M].北京:清华大学出版社,2010

  

2020年9月25日 20:42
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