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会计电算化系统与手工会计系统的比较研究

  摘要:当今时代,由于以互联网技术、信息技术、多媒体技术为主导的现代科技在社会生产生活领域中的广泛应用,使得社会生产力水平获得了有效提高,尤其很多现代科技在工商业领域,企业生产中的应用,使得现代企业工作效率与管理水平相对于以往有了飞跃性的进步与发展。在这一趋势推动下,传统的手工记账会计方式越来越难以适应企业内部财务管理工作的需要,而会计领域的电算化发展已经成为当今时代不可逆转的会计工作技术与模式发展的重要趋势,由于大量现代科技的引入与应用,电算化会计具有多方面的优点。会计电算化与传统会计相比之下看来更能符合我国企业现在的需求。其通过电子计算机的数字模式进行会计记账,通过企业内部的局域网财务平台系统实现对会计工作的各项管理与信息传输,能够更为高效准确的实现对会计信息的收集处理与计算,使用会计电算化财务系统,在加密数据防止泄露财务信息的同时,还可以避免因为职权而恶意改变财务信息的行为出现,使财务信息更加具有安全性。和传统的会计计算模式相比,会计电算化有以下优点,它在处理业务时可以保证精准度、高速化和大容量,但会计电算化发展的源泉是传统的会计模式,是在此基础上进行的继承与创新。

  关键词:会计电算化:传统会计:比较:财务系统

  绪论

  技术进步是影响会计工作发展的一个重要因素,会计电算化属于伴随时代科技的发展而将先进的科技手段应用于企业财务会计管理工作中,实现会计工作的高效自动化,无纸化作业的新型会计工作模式。跟传统意义上的手工记账模式下的会计工作相比,电算化会计无论在工作质量,工作效率,工作准确性方面都有了很大提高,同时由于电算化会计在信息处理方式上不需要借助与传统纸质媒体,因而会计工作的成本有了很大程度的降低,会计凭证与信息的存储管理费用相对于传统手工记账会计大大减少了。而随着现代信息技术,网络技术,数字化技术的不断发展与进步,电算化会计的工作与效率质量还会进一步提高,成本会更加降低。会计电算化的广泛应用是对传统信息处理方式的变更,会计人员不必承担繁重的计算与记账负担,会计电算化的模式对企业资金运营的情况可以更为精准迅速的作出反应,从目前会计领域技术发展情况观察,传统手工记账会计被电算化会计取代是一个不可逆转的会计工作发展潮流。因此就会计电算化进行理论方面的探讨与研究,是会计领域提高工作质量,改进工作水平所需要研究的重要课题之一。

  一、会计电算化与传统会计的概述

  (一)会计电算化的概述

  1、会计电算化的含义

  (1)狭义的会计电算化:从狭义意义上来说,会计电算化指的是以电脑数字媒体记账来取代传统手工记账模式的会计工作方法,其通过将会计资料输入电脑进行有关的会计信息核算、存档与统计,能够取代传统手工会计的所有功能,而且可以实现无纸化办公,不需要对大量的实体会计凭证实施保存与管理,其属于借助现代电子技术、数字技术、计算机技术实施会计办公的工作模式。

  (2)广义的会计电算化:从广义层面而言,会计电算化不仅包含了企业会计工作的数字化、信息化、科技化作业,还包含了与之配套的企业信息管理平台的建设与有关制度与软硬件环境的建设工作,以及相关无形资产的管理,人力资源的管理等等。

  2、会计电算化的特点

  (1)及时性与准确性

  电子计算机的优点是拥有庞大的储存空间,能够保存诸多的财务信息与数据,同时可以在短暂的时间内,对需要的财务数据进行调动、核算与传输。跟以往的手工会计相比,电算化会计在工作效率与工作准确性方面都有很大提高,同时在会计工作成本上更低。

  (2)集中化与自动化

  通过构建企业中的会计信息管理平台,企业能够以会计信息系统将所有相关信息纳入统一平台中实施自动化监控与管理,平台系统能够按照编程指令,自动完成原本需要手工处理的相关会计工作,具有高度的自动化。会计信息集中储存与计算机中,可以与不同的用户共享数据,减少数据重复记录,提高工作效率。

  (3)规范化与标准化

  会计电算化在财务信息处理过程中都是由计算机按程序自动处理与传统会计制度融为一体,标准的帐表文件逐步实现统一,在会计工作地开展上,有关软件通常需要遵守我国在电算化会计方面颁布的工作规范与行业技术标准,所以会计电算化工作开展上对于会计信息的输入、处理、输出等环节能达到相关标准,使其更规范。

  (4)会计信息储存的电子化与科学化

  由于采用了数据库方式存取会计信息,因而在档案管理方面实现了高效准确与无纸化存储,实现了会计信息的低成本、大容量、无损耗地存储与管理,并且能够支持网络共享与云计算、云存储等现代化存储技术,发展为现代化的会计电算化档案储存模式,能够更为便捷的进行数据的保存和备份,也可以快捷的进行检索。

  (二)传统会计的概述

  1、传统会计的含义

  (1)传统会计的基础是通过历史成本实现资产计价的会计实务,西方国家应用长久广泛,称作传统会计。国际会计领域著名学者特尔顿、佩顿两人在上世纪四十年代所著的《企业会计准则推介》一书中就传统会计的理论定义与发展概况进行了阐释,并成为会计领域普遍采用的理论观点①传统会计进行人工会计事物的处理主要依赖的人脑和纯手工。

  (2)传统会计也指依赖人脑纯手工对会计信息进行人工记账、算账和报账的处理。

  2、传统会计的特点

  (1)强调收益的计量

  (2)强调利益的行为属性

  (3)强调成本归属概念

  (4)强调成本流转观念

  换句话说,传统模式的会计事务主要对投资者的会计与资产经营负责,也就是说履行义务的对象是投资结果;所以传统会计十分重视对企业活动的收益进行关注,并把对收入地统计当做会计核算的重要内容。传统会计通常将企业的活动按照投入与产出,进行各项成本费用的统计,并通过计算直接间接的销售收入,跟成本费用进行综合统计,获得企业的本期利润,其主要工作目标集中在对企业内部资金流转进行核算与监督上。②

  二、会计电算化与传统会计的联系与区别

  电算化会计跟传统会计进行比较存在多方面的关联性与差异性,其大致可以概括如下:

  (一)、会计电算化与传统会计的联系

  1、系统目标一致

  无论是传统会计还是电算化会计,在工作目标上都是一致的,都是为了向企业的管理工作提供会计信息支持与会计统计功能地辅助来为企业决策与管理提供依据。因此无论采用了怎样的现代化会计技术与工作方法,电算化会计并未脱离开传统会计工作的本源性目标,也就是为企业管理服务,通过为企业提供必要的会计信息,使得企业的管理工作获得依据,实现企业各项工作的有效监督与控制,使得企业效益得到提高。

  2、遵循的基本会计理论和会计方法一致

  电算化会计跟传统会计在基本理论与工作方法上也具有一致性,无论采用数字化办公还是手工记账,会计工作都是通过以一定的会计信息统计、收集、核算与记账方法处理会计资料的工作模式,其会计工作的对象与信息类型并未发生改变,会计基础理论与所用的方法也基本一致。

  3、遵循会计法规和财务制度一致

  不管是传统模式还是会计电算化,在开展会计工作的过程中,对于国家制定的与会计相关的法规法则以及财务制度必须严格遵循,在会计工作的过程中,尽可能防止失误与漏洞或舞弊的出现。

  4、系统的基本功能相同

  无论是电算化会计还是传统的手工会计记账方式,在系统功能上都是一致的,对于企业管理工作而言,会计系统的作用都是通过采集、核算、传输会计信息为企业管理与决策提供依据。

  5、会计档案保存要求一致。

  虽然电算化会计在信息档案的存储上采用的是数据模式,不过对于档案的保存要求依然跟传统记账会计并无本质区别,都属于将会计信息纳入到一定的专业化保存载体中进行存档,并用于实现反映企业财务信息的有关要求。因此,我国对会计档案十分重视,不管是装订、保管还是销毁,国家对会计档案都有专门的规定。因此两种会计模式都必须按照国家要求,妥善保管会计档案,在需要销毁时,要按照规定及时销毁。

  (二)、会计电算化与传统会计的区别

  1、系统初始化设置工作的区别

  传统的手工会计在初始设置上并不复杂,仅需设置会计科目、总账、余额等项目就可以。而电算化的企业会计信息系统在建立上却需要大量的前期工作要作,如软件开发,硬件购置,企业平台建设。人力资源配备,数据格式与标准的设定等等。

  2、科目的设置和使用上存在的不同

  传统会计以明细账、总账实施科目管理工作,明细账下设三级科目,科目当中还可以依据工作类型设置辅助账户用于会计信息的管理。而电算化会计在科目设置方面,通常需要构建一体化的会计信息系统,并以六级以上的科目设置来进行会计信息的管理,在进行科目录入时,会有相应的中文科目代码被录入到其中,大大减轻了工作的负担,提高了工作效率。

  3、账务处理程序上存在差异的设置

  传统会计的账务处理程序有很多不同的形式,依据业务差异需要选择与之推定的账务处理方法,通常以总账、日记、记账凭证、科目汇总表等用于登记与核算会计信息。人员和环节的多样化是为了促进监督与牵制作用的发挥,避免不良行为的出现。会计电算化通常采用凭证、日记账两种文件核算方法,系统软件规定了统一的核算模式,仅需输入、处理和输出三个步骤就可以完成对数据的处理,在输入时需要人工输入,其他步骤计算机都可以实现自动化处理,所以只要控制好输入这个环节,就能很好的减少错误率和舞弊行为的发生。同时减少对人员的要求,降低了企业的成本,由于其他会计资料都由财务系统自动生成,同时能实现数据共享,方便会计管理者备查。

  4、账簿格式存在差异

  传统会计主要以纸质的会计工作专用账簿与卡片通过人工操作进行会计信息的登记。而会计电算化的账簿信息主要通过数字方式存储与会计系统数据库当中,仅在需要的好死后通过打印机打印出个别页面进行相关管理工作。

  5、更正错账的方法不同

  传统会计主要以手工进行基于账簿信息的更正,而电算化会计则主要针对数据资料实施信息操作来实施更正。对于会计电算化账务处理而言,传统模式并不适应,一旦经由审核、记账和结账,不可以在此基础上进行修改,想要修改必须进行反结账、记账与审核。出现错账采用的更正方式是红字冲销法。

  6、核算工具的不同

  传统的手工会计适用的工具主要为算盘、小型计算器和纸质媒体,电算化会计则通过电脑的计算功能用于编程的自动化核算,辅助人工进行一定的计算指令操作来实现。

  7、会计数据信息载体不同

  传统手工会计工作主要将信息记载在纸质的实物媒体上,而电算化会计采用数字信息作为主要的会计资料载体。

  8、内部控制制度的不同

  传统会计主要通过企业制定会计工作管理方面的规章制度用于内部控制。而电算化会计则是通过建立企业会计信息系统平台,以软硬件系统的功能设置与程序设定来实现内部控制。

  三、会计电算化与传统会计核算方法的比较

  跟传统的手工会计比较,电算化会计存在核算方法上明显的差异性,电算化会计主要的会计信息采用数据记录的模式,并在很多信息核算上通过计算机系统实施自动核算,跟以往手工记账的会计核算有所不同。传统手工会计对核算工作操作人员的计算能力专业水平要求较高,从业人员也必须了解诸多的会计知识,在核算数据时才不会出错,而会计电算化对会计人员的核算能力没那么高,掌握基本的核算方法即可,由于会计数据可以自动生成和导出数据,现在的财务系统也具备自动核算功能,只要录入的原始数据无误,系统操作无误,数据基本不会出错,而且数据相对会比较精准。

  (一)会计电算化的核算方法

  1、建立账套

  建立账套是一项基础性的工作,要求具备系统管理权限的人员按照要求执行相关操作。首先在财务软件的系统中选择合适的管理模块,接着把账套栏目设置好,录入账套信息。接下来,基本的账套建立工作就完成好了。接下来,就是对这些基本的信息加以分类,确定数据精度,然后按照要求把编码方案加以确定。当然这些确定的有效进行是模块选择的关键,以方便最后系统的启用。因此,利用账套,所要查看的用户信息会更加清楚,会计信息核算才有依据。

  2、总账系统初始化

  在财务系统中,会计科目表的内容有很多,分别代表着不同的内容。财务系统可以系统性的把不同账簿的账户进行数据汇总,也不需要单独设置账户。但是这其中财务总账系统的初始化需要按照要求设置好。其中的内容包括系统参数的合理设置;基础资料的完善与设置;设置完整的会计科目,严格审核对应的内容;把总账的选项设置好;按照要求来进行使用权限的设置等等。我们在录入了初始余额之后,将数字输入进去,是要求进行有效的试算的,以最大限度的确保初始余额的平衡。在此之后总账系统的账套才可以启用。值得注意的是账套被启用之后,初始余额的修改是不可以进行的。

  3、复式账户

  复式账户的信息登记可以两个或多个账户同时进行。凭借此方法我们能够全面性的记录每一项经济业务,不因为多个业务产生信息的冲突。这样的优点让复式账户的使用频率大大增加。同时,复式记账法的系统性更强。无论是哪一项记账都能够有效的遵循“有借必有贷”、“借贷必相等”的原则,深受操作者的喜爱。

  4、录入和审核凭证

  会计电算化在大数据运算之下的效率是相当高的。但是,数据来源的记账凭证是准确性的前提保证。因而,对于这些需要的数据,都需要严格的执行凭证的录入和审核工作。一般说来,财务人员都会非常注重将原始凭证有效的进行信息输入,让其直接生成会计科目或科目代码,这样一来,会计凭证就录入到财务系统中了。另外的一些伴随着财务数据的产生而自动生成,也是非常重要的会计凭证。这些都需要审核,往往是由拥有审核权限的总账会计来进行的。

  5、登记账簿

  账簿属于一项十分重要的内容,是会计电算化操作的重要要素。一般说来,财务人员的详细记录会使得财务系统的账簿信息得到有效的完善。同时,他们所录入的会计凭证等信息能够自动将现金日记账、各个科目的明细账等信息一一确定。这样一来,财务系统的总账等账簿信息就完整了。我们需要严格的对账簿信息加以审核,判断其准确性,以保证财务系统自动核算和生成的准确性。

  6、成本核算

  成本核算在财务系统中非常常见。利用会计电算化,所执行的操作会更加迅速。不仅可以最快的让企业获知成本核算结果,还能够在会计财务系统中形成详细的成本数据统计与比对。因此,财务系统可以将生产成本科目下相关明细科目的余额转入半成品成本和产成品成本中,并按季、月、日来进行成本核算,提高了核算的速度和减少错误率。

  7、编制会计报表

  将录入的会计凭证进行信息导出,在验证会计科目的期初余额、本期发生额、期末余额等信息的准确性之后,我们就能够进行会计报表的编制了。要求严肃认真的对待资产负债表、利润表、现金流量表的编制工作,不可马虎、大意。会计电算化下编制财务报表,只需进入财务报表分析模块根据信息使用者的不同需求,选择适合的模板,模板一般都带有公式,很多时候,会计报表的生成都是非常快速的,只需要确定要求,对个别公式加以修改,确定单位所需要的模板,自定义报表格式,有效核算,生成结果。接下来在财务系统中进行保存和信息导出会计报表的编制就完成了。

  (二)传统会计的核算方法

  1、建立账簿

  建立各种账簿,包括日记账、明细账、总账等。

  2、设置账户

  设置账户要求结合会计科目的名称进行具体的考虑。该项工作的实际价值大,会计分类核算需要以此为基础。发现会计问题,及时修改与调整都需要对此内容加以监督与管理。因此,以会计科目的细化来完善账户设置是很多企业传统会计核算的基本工作。

  3、复式记账

  复式记账作为当前最常使用的记账方法,在传统会计中的运用也比较多。它对比单式记账,展示了更多的优势。在复式记账的方法之下,企业的每一笔业务均能够客观、清晰、详细的反映出来。

  4、填制和审核凭证

  会计凭证把业务的重要会计信息以凭证形式记录下来。凭证的填制,凭证的审核都是财务人员的重要工作,这样才能够保证凭证信息的真实性,保证总账会计的最终结果真实有效。

  5、登记账簿

  传统会计下的账簿需要财务人员根据已经填制的记账凭证人工进行核算和填制银行存款日记账、库存现金日记账,各个科目明细账及总账等账簿。由于传统会计的账簿是由财务人员手工核算和填制的,所以即使会计凭证是正确的,也不能保证会计账簿的数据是完全正确的。

  6、成本核算

  成本核算属于传统会计中非常关键的工作,涉及到大量的会计数据计算,耗费了财务人员的很多精力。一般而言,成本核算的要求视企业的要求不同而存在着明显的差异。传统会计下,生产组织的特点成为企业成本核算对象最为主要的选择依据。在这种方法之下,企业成本的信息一目了然,对比、分析成本的情况,完成核算工作,都能够为企业发展提供帮助。

  7、编制会计报表

  传统会计之下,会计报表的数据记录都需要依靠大量的记账凭证来保证会计科目信息的真实性。当然每一项会计信息的落实都是以记账凭证为基础的。按照企业的业务状况,对着会计的各个科目,把会计信息一一填制,计算出本期发生额、期末余额等,把T型账户编制好,然后再完成资产负债表、利润表、现金流量表的填制、装订、存档,以备随时查看。

  四、会计电算化与传统会计的内部控制制度的比较

  在内部控制制度的基本目标上,会计电算化与传统会计是一致的,区别在于前者的实现以计算机控制为主,后者的实现以人员控制为主,它们都是目标管理实现的方法。会计电算化内部控制制度是由数据和权限控制为主,不仅可以减轻工作量同时能提高准确性。传统会计的内部控制制度比较依赖于会计人员和管理层人员,传统会计内部控制是个复杂的过程,每个环节都有相关责任人,一定程度上避免了一些安全风险,但同时也增加会计人员的工作量。

  (一)会计电算化的内部控制制度

  比对业务处理能力的差异,我们可以发现:会计电算化处理速度快,内部控制的作用大、效果好。计算机的财务系统运用优势是十分明显的,借助它来完成各方面的操作,让企业发展的动态更加明晰,处理效率更高、效果更有保障。这样的处理也使得错弊减少,降低了风险。在当前,会计电算化的运用越来越普遍,几乎整个会计行业都已采用。相比较来说,传统会计虽然有一定运用,但是在内部控制制度方面已经越来越少,也难以发挥其作用了。加上二者的目标一致,实际的处理不存在什么矛盾。具体说来,会计电算化内部控制制度内容如下:

  1、一般制度控制

  一般制度控制通常作用于企业应用程序,稳定其运行,保证整个外围的正常工作。因此,一般制度控制很多的细则都是主管部门制定的。这些细则能够有效的保证企业财务软件的稳定性、健康性运行,让相关部门各尽其责,遵循细则中的各项管理制度,对会计部门加以有效的监督,尽可能的保证其工作的独立性,免受外界干扰。鉴于此,一般制度控制的涉及面非常广。人事管理制度的设计、业务如何控制并获得企业所要求的效果、安全保密控制制度等等内容,都需要企业以自身的实际来调整完善。

  2、程序控制制度

  程序控制制度作为内部控制效果的有效约束力,它基本是依靠计算机财务系统来实现效果的。在程序控制制度之下,财务系统能够快速准确的完成会计核算,获得会计报表等需要的信息,并实现财务系统的自我保护。这样一来,在程序的控制制度之下,输入和输出控制就将财务系统中的会计数据输入与输出进行了程序控制处理,数据的正确性就得到了很大的保障。同时,企业的财务人员本身就是程序控制的授权人员,能够有效的避免外界干扰,进而更加有效的保证最终所得的财务信息是真实、准确、安全、完整和有效的。

  (二)传统会计的内部控制制度

  传统会计很多的工作都需要依靠手工会计来进行业务信息处理。财务人员需要细细的把握好工作的内容,熟悉所发生的经济业务情况,将涉及的会计信息处理专业化。比如:原始凭证获取,日记账、明细账、总账等会计数据的有效记录,财务报表等编制。这里面的涉及内容都需要手工完成,保证真实性。同时,每一笔业务的相关经手人需要认真、负责,把签字和审批等工作做好。各个岗位明确职责范围和权限不得越权干涉,相互监督牵制,及时发现问题及时纠正。传统会计下的内部控制制度由以下几个方面实施:

  1、岗位责任制

  传统会计的会计处理速度是比较慢的。在这种情况之下,各个岗位会管理不同的经济业务。同时,不同的经济业务对应岗位的不同,要求的人员配置也不一样。很多情况下,传统会计的每个岗位都只能负责某一特定业务。这样的设计将岗位责任用制度确定清楚,让会计核算和会计管理有条理的进行,免出纰漏。因为,每一个工作岗位,会计工作人员的权利和责任都是清楚明白的,越权管理、营私舞弊就难以进行。这样的设置就使得会计业务中的岗位可以互相牵制,职权能够有效被监督,各自的责任也更加明晰,是错误、舞弊等违规行为的重要约束力。

  2、经济业务的授权、审批和复核

  在传统会计管理之下,企业每一项经济业务的发生,不可能是一个部门某一个人就能够完成的,所以相关经手人必须按要求签字,取得盖章,以进一步的明确责任。紧接着,拥有权限的管理者对这些信息加以审核和复核,以互相监督。因此,传统会计下的原始凭证、审核、复核等工作也不能由同一个人完成。往往很多企业会选择由一人来做账,要求其他的财务人员和会计主管完成记账、审核、复核等工作。这样的职能安排能够让会计信息准确度提高,尽早发现问题,及时做出处理。

  3、账簿体系之间的相互牵制

  传统会计业务工作中,获取的原始凭证,填制记账凭证,编制各种账务信息及报表,都是按岗位要求和经手人业务工作范围的不同,分别由多个会计人员分工进行登记和填制和保管。这样一来,账簿体系就因为部门的不同,人员的不同有了明显的牵制,账簿之间就能够更好的进行管理,在日清月结的账单核对中,满足账实相符、账账相符等会计管理要求,就企业的财务账款进行有效的处理。

  五、结语

  经济持续性的向前推进,计算机信息技术的不断渗透,都使得传统会计的发展越来越艰难。而会计电算化的高效、安全等优势成让其为现代化市场经济中企业会计信息处理的必然选择。会计电算化作为传统会计的继承,有效的延续其优势,避开其不足,让会计信息处理的发展不断优化,效率和质量更好发展。本篇论文集中性的探讨了会计电算化与传统会计的联系与差异。具体性的就概念、特点、区别与联系、核算方法及内部控制制度等内容展开分析,比较出会计电算化的优势远远大于传统会计,是企业现代化发展的必要选择。比如会计电算化让财务人员的工作量大大减少,工作效率提高、工作质量更有保障,这些都是会计电算化的优势。但是会计电算化在使用过程中也存在一些网络安全隐患、财务信息泄露的风险、保密性差、缺少复合型人才等问题。企业应注重复合型人才的培养,加强内部控制制度,增强财务系统的安全系数,完善相关法律政策。财务人员在使用时要重视财务系统的安全,不断完善财务系统,及时对财务数据备份保存,并定期检查备份防止遗失造成损失。

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2021年7月21日 19:38
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