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中小企业信息传递模式研究

  摘要:随着经济的发展,技术也在不断的变革,面对中国市场以及消费者需求的飞速变化,企业需要不断提升在市场上的竞争力,而想要提升竞争力的前提是提升企业内部沟通效率。信息传递是企业内部能否提升沟通效率,创建有效沟通环境的基础。本文首先分析了中小企业信息传递模式的相关理论,从而能对信息传递的内涵有所了解,随后结合我国中小企业目前信息传递的现状,对目前企业可能出现的有关问题进行深入分析探讨,最后根据目前我国企业出现信息传递的问题提出构建信息传递模式的新思路,并且对信息传递新模式存在的优势进行了介绍。针对企业信息传递新模式的建立,对我国中小企业加强内部沟通以及提升市场竞争力具有重大现实意义。

  关键词:信息传递,问题,新模式

  1引言

  在目前的社会发展中,正在形成一种以信息为中心的社会形态,我们的生活离不开各类信息,同时信息的价值和重要性也正受到越来越多人的认同。随着信息技术的日益革新,信息获取的方式也变得越来越方便,同时信息传递的速度正在不断增快,对此根据有关研究表明,信息技术正在不断改变我们生活的方式以及企业的组织管理架构。信息传递成为了人与人之间进行沟通交流的关键纽带,同时对企业来说,信息传递也是其中一项重要的内容。在企业管理的方法和思想下,信息管理始终是其中一项比较重要的内容。在进行信息流管理研究方面的内容,也一直是学术界讨论的热点。对于信息传递的方式,人们希望能够找到一种方式,来优化信息传递的模式以及提高信息传递的速度,从而实现更加方便和快捷的传递方式。但显然,对此,人们的探究并没有多大的进展。在当前的网络环境下,信息传递仍旧存在很多的问题,原本的信息失真和信息扭曲的问题并没有得到很好的解决,同时信息爆炸、信息超载等新的问题又在不断的出现。同时在,在企业管理中,信息传递同时也会出现很多的问题,这些问题造成企业内部或者外部无法获得准确的信息,以及企业管理者和员工之间很难得到有效的沟通。在此背景下,研究中小企业的信息传递问题成为了本文重要内容。本文通过对企业内部和外部的信息传递的模式进行探讨,从而希望能够提出企业信息传递的新模式思路,能够提升中小企业在行业以及市场内的竞争力。

  2中小企业信息传递模式概述

  2.1中小企业理论概述

  2.1.1中小企业的定义

  从理论上来定义中小企业,主要指的是在我国境内依法设计的企业,和大型企业不同的是中小企业的人员配备和经营规模都比较小。这一类的企业一般都是由单人或者是一小部分筹集资金组成的企业,所以在经营上一般都是业主来直接进行管理,不收外界干扰。本文把中小企业当成研究对象,研究企业内部的信息传递模式,这对提高中小企业的内部管理具有重要意义,同样也能增强我国经济发展。

  2.1.2中小企业的特点

  中小企业是我国国民经济体系中重要的组成部分。我国经济的发展离不开中小企业的共同努力,特别是在当前的国际形势下。中小企业具有发展潜力大,形势比较灵活,发展速度较快等特点,在经济发展中正发挥着关键性的作用,其中包括很多方面的内容,主要包括优化经济结构、实现科教兴国以及缓解就业压力等方面。因此,目前结合中小企业的特点,对此进行研究,促进中小企业更好更快的发展,已经成为了一项十分迫切的战略任务。

  2.2信息传递模式的理论概述

  2.2.1信息传递模式的内涵

  在关于管理的研究和分析中,研究表明其中最为关键的一条内容就是沟通。管理和被管理者之间存在一种交流的信息纽带就是沟通。作为管理当中的一项基本职能,沟通存在于很多方面,其中主要包括和外界之间的交流、人事管理、工作的开展以及部门之间的交流。不少成功企业的例子都说明了一个问题,那就是沟通在企业管理中存在中的重要性。而信息传递的实质是企业有效的沟通的一种基础,起到传递的作用。对企业来说,信息传递能够起到很重要的作用,涉及的范围很广。信息传递是组织架构的一个基本要素,在企业组织沟通中非常关键。企业组织之间想要进行有效的沟通,离不开一套完善的信息传递的模式。

  2.2.2信息传递模式的定义及分类

  组织沟通关键在于组织信息传递是否通畅,信息传递的方式是多种多样的。按照流向的不同,可以有单向传递、反馈传递和双向传递三种方式。单向传递是传递者到接收者的单方向传递。反馈传递是由接收者向传递者提出要求,再由传递者将信息传给接收者的方式。双向传递是指传递者和接收者互相传递信息,传递者和接收者都是双重身份,既是传递者又是接收者。按信息传递时信息量的集中程序不同,有集中和连续两种方式。集中式是时间集中、信息量大的传递连续式是不间断的、持续的传递方式。按信息传递的模式来分,可以分为传统线性模式、控制论模式、传统传播模式。

  (1)传统线性模式

  拉斯韦尔在1948年提出了管理沟通过程的5W模式,对信息传递中主要因素进行了概括:包括信息传递者、信息接受者、传递信息内容、传递信息渠道、

  信息传递结果等,并提出了线性信息传递模式,将信息传递过程分解为信息在发出者和接受者之间进行线性信息传递过程,是信息传递学先论,划定了信息传递学所研究的内容,但对信息反馈机制以及人际互动机制无法进行科学的解释。其图像模式如图2-1所示:

 

  (2)控制论模式

  施拉姆等人在上世纪五十年代提出了一种基于控制论的信息传递模式,其在传统的线性信息传递模式中引入了反馈机制,将单向、直线型的信息传递变为双向、循环型的信息传递,信息传递过程能够得到更为现实、准确的反应。其图像模式如图2-2所示:

 

  (3)传播性信息传递模式

  线性信息传递模式使信息传递中内部各种要素之间的作用变的更为明确,控制论信息传递模式解决了信息传递中反馈现象,但这两种信息传递模式却无法对信息传递中外部条件进行有效的说明,马莱茨克根据信息传播的外部环境以及外部结果将信息传递过程定义为信息在大众之间传播的过程。其图像模式如图2-3所示:

  图2-3马莱茨克传播模式

  2.3信息传递对中小企业的作用

  除了生活中充斥着大量的信息传递,在企业管理以及组织活动中,同样在进行着大量的信息传递。一套完善有效的信息传递模式,对企业来说,具有重大作用,其中主要包括以下几方面的内容:①节省时间。不管是接收者和发送者,如果信息在传递过程中不会出现失真以及故障等问题,那么就能达到节省时间的效果。理由是信息一旦能够保证准确性和易理解性,那么对双方来说,都减少了很多麻烦。②提高了工作效率。有效的信息传递,对企业员工来说,能够在一定程度上提高他们的工作效率。有效的信息传递模式,能够在最短的时间内帮助接受者给出信息的反馈,从而能够减少双方之间的交流。③防止出现误解。在信息传递的过程中,一旦信息失真,就会造成双方之间产生误解。但是一套有效的信息传递模式,能够更好的表达出发送者的观点,避免出现误解。

  3企业传统模式下信息传递存在的问题分析

  3.1企业信息传递模式的现状

  我国中小企业在信息传递模式上存在多样化,企业之间信息传递的模式各有不同,主要表现为以下特点:

  (1)在信息传递方式上,以电子和网络为主

  各公司拥有90%以上的个人计算机建立了内部局域网,大多数中高级管理人员都拥有广泛的现代通信工具,如移动电话、微型电话和数字固定电话,用于日常业务。一些条件使工作人员能够方便地获得网络资源和用于内部通信的电子通信设备。电子通信和互联网通信现在可以说是中小企业最重要的信息传播手段,口头或书面通信虽然也将使用,但却不太常见。

  (2)在信息传递方向上,多种传递形式并行

  在中小企业中,上行、下行、平行与交叉四种沟通方式是并行的,其中下行沟通最为常用。在日常管理中,主要是企业内各级主管领导、鼓励和批评员工。随着对管理的认识的提高,一些公司开始注重上游交流的积极影响,并制定了鼓励自下而上交流的措施。例如,该公司实施了每周和每月报告制度,工作人员可以就各种内部渠道的合理化向管理层提出建议。很多企业内部都有大量的研发项目和阶段性的工作任务,所以工作组和项目组的运营方式是很普遍的。平行沟通是这些项目小组内部之间的主要沟通手段。小组成员与本组织同一级别的成员互动,大多数情况下是为了解决工作问题或满足社会需要,而与不同小组同一级别的同事进行沟通的目的,是为了协调工作关系。目前,公司内部的等级关系还没有完全融入网络,因此,以网络为基础的跨部门组织关系交流很少,而且往往更为非正式。

  (3)在信息传递渠道上,正式沟通占主导,非正式沟通为辅

  正式沟通在公司内部沟通中占主导地位,主要表现在工作会议、每日文件传送、高级官员的指示、定期工作报告、民意测验和研讨会上。这种正式的交流在下行及上行交流方式中尤为突出。工作项目和团队一般采用的水平交流,在正式的交流方式中也会出现。非正式联系作为一种辅助交流手段,往往是普通工人之间的一种交流方式。未经证实的信息,作为业余爱好者生活的主题,是集团企业之间非正式交流的主要内容。这种交流不一定在同一部门内进行,而是在企业之间进行,其特点是相互作用。

  3.2企业传统模式下信息传递存在的问题

  在以前的比较传统的信息传递模式之下,很多企业内部缺乏沟通,从而对企业管理造成了一定的影响,给企业发展带来了很大的阻碍,难以实现高效科学的管理方案。其中,我们通过有关调查可以总结企业传统模式下信息传递主要存在以下问题:

  (1)企业内部沟通协调不足

  企业内部的部门之间有时候会面对同样的市场,从而产生一定的竞争。在这种情况下,部门的信息传递会出现问题,沟通协调不足。如果同一企业的不同子公司部门,在面对资源有限的市场情况下,那么处于自身利益的考虑下,各业务部门便会出于自身的考虑,很难会把有效的信息在企业内部进行传递。这类缺乏信息传递的问题,一方面损坏了企业的形象和破坏了客户的关系,另外一方面,也会在企业内部造成了不良竞争,不利于子公司的团结。

  (2)企业子公司缺乏沟通

  很多企业的子公司跟集团之间缺乏有效的信息传递,造成沟通存在一定的障碍。在具有不同领导风格和管理理念的子公司经理的领导下,各子公司逐步形成了自己独特的管理文化。一些子公司负责人强调专业精神和合作精神,有助于形成专业,开放,顺畅的传播文化。一些总经理专注于个人发展,并强调精英文化。因此,内部文化偏向于个人主义,较弱的外部传播公司要求内部员工在公司内部网络上相互沟通,以进行内部竞争和自我保护,内部沟通链由专业部门控制,外部信息的正式沟通渠道以及员工不愿意在公司内部传递内部信息,在一定程度上形成了一种障碍。因为子公司的文化以及管理理念都存在一定的差距,所以集团的业务很难和子公司形成一体化。但是企业总部和子公司存在这种差异性,会在一定程度上降低了企业管理的效率。对此,各子公司员工之间缺乏系统化的沟通,另外一方面员工对外的沟通积极性也会受到打击。没有有效的沟通,企业就难以存在更大一步的发展。

  (3)部门或员工跨公司的正式沟通不足

  正是由于子公司的通信文化影响到许多公司的管理层,未能提供子公司之间畅通的通信渠道,也未能提供便利跨部门通信的机构支持,因此,许多企业或员工不知道如何与他们的子公司打交道。在需要业务和技术合作的情况下,非常容易会出现两者观点不一致的情况,而且这种问题无法能够避免,会给沟通带来很大的影响。举个例子可以发现,在一家高科技企业里面,想要最大程度的优化资源,会在不同的部门选调不同的员工,这些被选出的员工会组成一个项目小组,对于这个新的团队,最重要的是成员之间的合作和协调。因此,项目成员之间的沟通不畅,往往会导致项目无法按计划进行,项目未能达到目标绩效而失败,给公司造成巨大损失。

  (4)企业内部仍缺乏多方面正式、公开的沟通渠道

  虽然许多中小企业已经建立了正式的沟通机制,如定期会议制度、雇员满意度年度调查、内部出版物和设立公共意见箱,但这些手段仍然不足。虽然企业并不总是能够及时进行高级别决策,如战略趋势、管理改革、重大人事变动,发展中国家和经济转型期国家的能力建设需要,并且,没能及时向全体职员传达重要的信息。同时,由于各公司“沟通障碍”的存在,员工对企业内其他业务公司的理解不足。一旦企业内部规定的有关制度无法顺利充分的在公司实行下去,那么企业就会出现非正式沟通的氛围。这种非正式沟通的氛围会给企业的影响带来很大的影响。另外,这种沟通方式,也是一种对企业管理者权威性的挑战。同时,员工在这种沟通氛围下,也无法顺利提高自身工作的效率。

  (5)未大力推动多种沟通方式

  通过电子通信和网络人机对话,仍然是中小企业员工沟通的最重要方式,在进行平时工作内容的安排、员工开展技术部分的交流和沟通,交流思想和其他交流内容,主要是通过电子邮件或内部网站论坛进行互动。企业正在推进其他沟通方式。例如,在下面这些情况下,企业的信息传递方式还存在很大的不足,需要进一步改变沟通方式,其中包括面谈沟通以及活动交流等方面。从我国的中小企业来看,不少部门都缺乏一套完善的例会制度,从而企业管理者和员工之间得到面谈的机会。而通过互联网交流的方式,很难能够促进团队之间的相互协作能力,不少人更倾向于独自工作,注重个人而不是团队绩效,不善于处理团队中可能出现的复杂人际问题和困难,缺乏处理能力,所有这些都会带来员工的工作和社会互动,产生负面影响。而且,因为网络交流对文字表现的要求不高,大多数成员的文字基础很弱,即使制作市场调查报告,制作投标书,进行文字创作的人才也不多,这影响企业人才的多面性和适用性。另外,员工不擅长协作和沟通,难以直接发展企业文化。

  4构建中小企业信息传统新模式

  4.1构建信息传递的新模式

  信息传递传递在企业中占据着举足轻重的地位,所有的管理人员都可以了解到沟通控制的困难,一般企业只对沟通的原则,方式和方法进行描述是毫无作用的,没有对其沟通的信息进行有效的控制,收集,和加工处理,很难能够保证信息传递的有效性。一个完善的企业信息传递模式主要包括两个方面,一个是信息的收集,另外一个是信息的加工。

  ①信息收集

  信息的收集是进行信息沟通的前提,也是进行管理决策的前提。信息沟通和管理的前提都是对信息进行收集,没有信息就无法进行决策。因此,对广大中小企业来说,想要建立一套切实有效的信息传递模式,首先应在收集上下功夫。具体策略上,可以从以下几个方面入手:首先,要提高企业每个部门信息员的素质和能力,收集到及时、有用的信息。信息沟通的水平和很多因素都有一定的关系,要想提高企业信息沟通的水平,第一需要信息传递人员能力的提高,在相关的知识,政治和能力方面,第二则是可以加大信息传递人员的数量,建立更多的信息传递的通道,加大信息传递的力度,最后则是需要所传递信息的准确性,在其真实性上面加以把控,不能存在谎报信息的现象发生,这样才能使信息沟通的水平大大提高。

  ②信息加工

  对于接受信息后的加工处理是信息传递过程中的重要组成,信息的及时性,准确性和反馈性都要真实的反映出来,不能让信息失真。在这种情况下,信息需要经过接收者在收到信息后给予及时的反馈,这样信息在传递过程中才会得到比较准确的信息这样不仅提高了信息传递的一个准确性,也能对信息进行及时的加工处理,这些对于中小企业来说,想要构建一套信息传递模式,用来解决企业目前在信息沟通上存在的问题,本文认为需要满足以下几个方面:

  (1)加强企业各部门之间的沟通

  由于企业的内部部门之间对于客户资源可能会存在一定的竞争,由于这种处于自身利益的情况出现,不少企业内部部门之间缺乏沟通以及协调性,信息很难在部门之间进行有效的传递。建立一套有效的信息传递模式,则必须要加强企业部门之间的沟通。

  (2)提高企业信息传递渠道的多样性

  在信息传递中,存在渠道的多样性和丰富性。在目前这个互联网时代下,虽然信息的方式跟以前相比,有所改变,但是从某些企业来看,信息传递的渠道仍旧比较单一,并没有出现一定的丰富性。由于技术的发展,信息传递渠道也出现了大大的拓展。渠道是信息传递的媒介,其中可以包括以下几个方面内容:例如个人邮件、视频会议以及企业内部的独立网站等方面。不同的渠道会对信息传递的速度和质量带来一定的影响。提高企业信息传递渠道的多样性,才能提高员工工作的积极性,企业部门和员工间都能得到有效的沟通。

  (3)增强信息传递的反馈

  在信息的沟通过程中,传递和反馈必不可少,信息的传递需要及时,反馈则是需要成功理解,并将信息发送给发送者,让对方了解到自己已经理解,企业经营中,效率即为金钱,这对企业的正常成功运营具有重大的意义。

  (4)加强信息传递的控制

  对信息沟通进行把控,即是对信息传递的把控,需要在信息传递过程中付诸更多的精力。具体策略上,应注意以下几个方面首先,信息传递要遵循“多、快、好、省”的原则,这是一般要求,在信息传递中,这几方面互相联系、互相制约,要加以协调控制。除此之外,不同的对象,信息传递过程中需要一定的针对性,选择传递的目标,保证信息的有效性,另注意传递范围,不能让信息进行大范围的扩散,要进行一定程度上的保密,非正式渠道的传递尽量为正式沟通渠道进行补充,让企业的目标圆满完成。

  4.2信息传递新模式的优点

  中小企业在采取信息传递新模式的过程中,能够得到以下优点:

  (1)提高了信息传递的质量

  在企业中,原本信息传递过程中,会出现信息失真的情况出现,也就是接收者在得到信息之后,出现理解上的失误,从而会造成误判。在这种情况下,信息传递的质量不佳,造成企业上下沟通不够畅通。但在信息传递新模式下,大大提高了信息传递双方获得信息的占有量,从而能够得到更有质量的信息,保证了双方畅快的沟通。

  (2)降低了信息传递的成本

  原本企业所采取的信息传递方式,在某种程度上,大大增加了双方沟通上的成本。一方面,沟通双方在信息传递中会耗费更多的时间成本,另外一方面,也增加了企业的运营成本。新的信息传递模式,给双方在沟通上简化了原本繁杂的信息传递过程,从而降低了信息传递的成本。

  (3)提高了沟通效率

  在企业传统信息传递模式下,员工之间无法得到很好的信息反馈,也很难能够跟上级之间产生一个有效的沟通,会在会浪费大量的时间以及经理,到最后,双方沟通的效果却并不尽人意。在以往,企业大多数会利用电子设备会进行信息传递,那么很多信息会在传递过程中出现问题。但在新模式下,双方能够利用面谈的方式进行沟通,从而信息传递的渠道变得更加直接,大大提高了沟通效率,增加了沟通的效益。

  (4)增强了企业员工对于信息传递的满意度

  在以往传统模式下的信息传递,上级和员工之间信息难以得到相互之间理解,无法得到一个让人满意的沟通环境。但是在企业新的信息传递模式之下,信息渠道增加,沟通方式也存在多样性,员工对于沟通的选择更多。在这种情况下,企业内不管是上级管理者和员工之间,还是普通员工之间的交流,都更加顺畅,沟通的效率不断提升,信息传递的质量也在不断增加。对此,企业员工在新的信息传递模式下,也增强了自身对于信息传递的满意度。

  (5)加快了信息反馈的速度

  企业信息传递新模式下,信息在传递过程中,反馈的速度较之前有所加快。信息由发送者发送之后,在某种程度上,发送者希望接收者能够在最短时间内给出反馈。但传统信息传递模式下,信息反馈的速度慢,流程繁琐,很难能得到及时有效的反馈,这样对企业工作效率会产生延误。不过新模式下,由于渠道的多样性,以及传递过程的简化,能够得到信息及时有效的反馈。

  5总结和展望

  本文先对中小企业信息传递模式的有关研究意义进行了分析,随后介绍了相关理论概述,再探讨了企业传统模式下信息传递的现状和问题,最后提出了构建企业信息传递新模式的思路。当今社会已处于信息经济时代,对每个人、每个团队、每个机构来说,信息传递不仅是必需的,而且也是其生存的重要方式。在企业的组织架构中,其中关于企业管理的一项重要内容就是关于企业内外信息传递问题。在企业内部,相关管理者需要能够和员工之间产生有效沟通,一方面,能够听取员工关于企业的看法以及有关建议,另外一方面,也能让他们更大程度的了解并且企业目标。在企业外部,能够更好的进行信息传递,从而可以加强企业与外界的接触和交流,提升企业竞争力。

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2021年6月15日 23:11
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