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浅谈现代医药连锁企业的内部会计控制

  摘要:内部控制是现代社会经济发展的必然产物,已广泛被运用于现代企业内部管理,作为其核心的会计控制也在企业经济活动中发挥着越来越重要的作用。本文通过对内部会计控制的概念、目标以及范围的介绍,对现代医药连锁企业内部会计控制存在的领导者观念落后、货币资金控制不严、购销存各环节没能有效的配合等主要问题加以分析,并以加强医药连锁企业内部会计控制为主题,针对现代医药连锁企业内部会计控制所存在的观念落后、及如何提高货币资金的控制、如何确立以“销”定“购”等主要问题提出相关的建议与措施,以促进现代医药连锁企业建立科学的企业管理制度,实现其可持续发展。

  关键词:医药连锁企业,内部会计控制

  内部控制是一个复杂的、动态的、并且持续不断演进的观念,随着信息时代的到来,资本市场的活跃变化,内部会计控制作为内部控制的重要组成部分,是企业内部控制整体的核心,是提高会计信息质量、保障企业资产安全完整,提高企业经营管理效率和效益,对实现企业经营目标都具有十分重要的作用。

  一、内部会计控制的概述

  (一)内部会计控制的基本定义

  内部会计控制是随着内部控制的演进而产生的.目前对内部会计控制的概念认识各有观点.有种观点即会计控制的静态定义,认为会计控制是单位会计机构为了保证会计信息质量,保护资产的安全,完整,贯彻执行有关法律法规和规章制度等而制定和实施的一系列控制方法,措施和程序的总称.另一种观点即会计控制的动态定义,认为会计控制是单位会计机构采用专门的手段.按照一定标准,保证会计信息质量,保护资产的安全,完整的进行过程.

  (二)内部会计控制目标的定位

  内部会计控制的目标是内部会计存在及存在形式的根本,也是建立内部控制框架以及考核、评价内部控制的指导性参照物。对内部会计控制进行重新定位,应借鉴美国内控的目标定位,要站在完善公司治理高度,应包含两方面内容:一是合规性目标,即保证企业依法组织经营活动、保证财务会计信息真实可靠、确保财产安全;二是效益性目标,即保证企业管理方针、政策及指令的贯彻实施和效益目标的实现。两个目标最终的归结点是实现企业效益最大化。要正确理解企业会计控制的目标就要综合考虑和协调企业的整体利益和局部利益、长期利益和眼前利益、企业利益和社会利益,而不应顾此失彼

  (三)内部会计控制的范围确定

  我国内部会计控制研究范围一般只考虑经营层面上的内部会计控制,而很少关注治理层面上的内部会计控制。内部会计控制研究组织、研究人员主要是会计、审计组织和部门,目的主要是为了在财务审计时提高审计效率、明确注册会计师评价内部控制的责任,因而,其范围更多的是放在对企业一般员工和中层管理者以及企业各种物质资源的管理控制,很少把对高层管理人员的控制纳入整个控制系统。高级管理层只有致力于建立稳健的内部环境并在此环境下给予公司员工发展的权利,这样的公司才能更加成功。从经营者角度出发,对生产经营过程实施控制是传统内部会计控制的内容,而从所有者角度出发,包括对管理者本身实施监控是内部会计控制的一个新的突破。基于公司治理角度,对高层管理人员进行控制,是内部会计控制的第一个层次,是最根本的控制,是整个企业内部会计控制的上层建筑,它以所有权为基础,直接影响着企业下层的经营管理控制。从公司治理角度考虑内部会计控制,不仅可以使人们更加清晰的把握内部会计控制。同时也有利于更大限度的发挥内部会计控制在公司治理中的作用。应将内部会计控制中的不相容职务相分离、分级授权控制等内容作为公司治理的一部分分别在《公司章程》《董事会议事规则》《总经理工作细则》中做出明确规定,把内部会计控制的思想融入到公司的经营环境、管理方式中,将内部会计控制的范围全面渗透到企业各个层次的管理组织体系,贯穿公司治理的始终。国家有关公司治理规范有关公司治理的文件中,至少需要就企业的内部会计控制系统做出规范,如公司必须制定统驭所有内部管理制度的内部控制;赋予董事会以内部控制的核心地位,对公司内部控制的构建、修订、执行、监督承担法律责任。

  二、现代医药连锁企业内部会计控制存在的主要问题

  目前,我国医药市场从其营销终端模式可分为医药销售与药店连锁销售,但是无论哪种经营方式或销售模式都具有周期长、效期短等特性,由此带来了药品经营企业实物占用资金庞大,货款回笼周期长、工与商及商与商之间往来“三角债”额度增大,企业资金周转困难等问题,这些问题一直困扰着医药行业的企业经理人.但所有问题都有其起因具体表现:

  (一)企业领导者对内部会计控制的思想意识不强

  随着我国目前医药市场的开放使一部份民营企业家依靠着自己对医药市场的把握能力和个人的敢冒险精神完成了资本的原始积累。他们利用自己对医药市场的熟悉以抢占市场份额方式迅速发展自己的连锁店,但他们大多对会计不太熟悉也不太重视。因为市场对他们来说才是最重要的。正是因为有的领导者认为会计的作用在于记账、列明收支、整理好资料即可。自己也仅把精力集中在几张财务报表上,可是确忽视了生成财务报表的会计内部控制上,对他们来说内部会计控制就是一纸空文。他们还没正确认识到会计控制的真正目的,没有认识到在现阶段的医药连锁企业中必须根据自己行业的特点给会计控制建设好及营造好控制环境。

  (二)内部会计控制制度不健全

  目前,多数医药连锁企业的内部会计控制制度不够全面,没有覆盖企业中所有部门和人员,没有渗透到企业各个业务领域和业务操作系统。尤其是在财务部门,会计工作秩序混乱,核算不实而造成的会计信息失真现象极为严重。如在医药零售界有市场奇兵之称的“海王药店”其实行的是总公司与各门店分管制,也就是总公司会计负责总公司的日常事务各连锁店实行自个包干制,各门店的进货没有按统一正规的程序,对票据、印章分管没有做到人员明确制度,会计人员分工中的“内部牵制原则”均未建立,在各门店中甚至连正规的财会部门也没有建立,会计、出纳及财务审核工作均由一个人包办。对药品的进货单据没有设专人核对,数量没正确注明是瓶还是合就此入库,造成实物于入库的不实使总公司无法控制到,“海王药店”因没及时建立健全会计控制制度使原始凭证的取得和填制本身就缺少真实性,以此为依据编制的记账凭证、登记账簿、编制的财务报表及进行的一系列财务分析等也就不具有效力。因会计控制制度不健全造成了“海王药业”在2008年6月份开展的由国家药监总局药品进货渠道普查中,因提供不了统一正规的进货票具而造成多种药品下柜。

  (三)连锁企业的内部会计预算控制薄弱

  因为医药行业也可说是一个相对特殊的行业,一个医药连锁企业他是一个总树杆与众多分枝杆的相连关系,在现在的医药连锁企业有很大一部分是民营企业中,在这些企业中往往只按照老板的意思办理,这些民营企业家对预算控制认识的不明确,导致预算的目的不明确,出现了为预算而预算的现象。例如:深圳的DE连锁药店在深圳近百家门店已形成了一定的品牌知名度和顾客忠诚度但DE的领导者还在为其扩展市场做大量的消费者调查及广告宣传就这项费用一个季度就需用去103万元左右,以DE连锁药店现有的财务实力急于进功是不明智的,然而就DE这个有一定规模的连锁企业确没有一项正规的会计预算,因为缺少会计预算造成了DE医药连锁企业在短期内出现了入不付出。对于医药连锁企业的相关领导虽然认识到了企业实施全面预算管理的重要性,并把是否实施全面预算管理作为衡量企业管理水平高低的一种标准,但对预算到底应是什么样子的,还缺乏理解,没有明确的目的性。从而使企业的内部会计控制对该连锁企业的预算控制缺少方向。

  (四)货币资金没有得到有效控制

  所谓货币资金控制,是指企业为保证货币资金信息的准确可靠而采取的一系列相互制约与协调的方法、措施和程序。在有些的医药连锁企业下属的门店中常常出现将备用金作为现金核算、收入不入账、坐收坐支等不规范行为,存在白条抵库的现象,造成盘点现金时账面现金金额与保险柜金额不符同时还存在少列收入金额,多列支出金额,故意少计现金收入日记账合计数,或者故意多计现金支出日记账合计数,将多余的现金占为己有,利用钱账兼管的机会贪污现金,对添枝加叶,加码报销的情况也时有发生,会计人员在原始凭证上添加经济业务的内容和金额,以达到贪污现金的目的。其主要原因是会计稽核人员未能及时履行职责,未能有效的实行好内部会控制。就拿2007年在医药连锁界有一定影响的九州药业门店出纳员一年内挪用营业款30多万元用于炒股事件而言就是敲响医药零售连锁下属门店货币资金没能有效控制的一个警钟。

  (五)购、销、存各环节没能合理配合

  购、销、存是一个独立于生产制造过程之外的,又与之紧密联系的业务流程。在一个医药连锁企业中,购、销、存其本身并不能直接产生价值,但由这三个步骤组成了企业内部药品物流通道,对这个流通过程的深入管理是促进企业增值的关键。准确地说,购、销、存管理只能算是企业ERP系统的局部应用,因为他贯穿从采购到销售的整个中间环节,是对企业采购、仓储、生产计划、物流以及资金流通过程的信息技术与职能的综合管理。就购、销、存这么重要的环节在医药连锁企业中往往是采购部没同销售部合理配合出现畅销的药品脱销,大多普药积压,还有就是药品仓库管理员工作缓慢没能及时提供各类药品存放情况。因为购、销、存各环节的不能合理的配合造成有些医药连锁业造成大量的资源浪费,成本提高。如近几年在福建医药零售市场上小有名气的“宜又佳药店”来说在其开辟连锁门店初期就出现了仓库大量的药品存放而各门店确没药卖,采购对如何购药没有正确的方向,这样在好一段时间内造成“宜又佳药店”成本巨增,出现了负利润。

  (六)缺乏有效的内部监督机制

  对现代的医药连锁企业来说为什么会造成从领导者、财务人员到下属门店出纳的种种不规范行为或者是违法行为在很大程度上是缺乏有效的监督机制。有人认为内审(稽核)部门在经营管理部门的内控会计控制制度尚不健全的情况下去进行内控检查评价是“皇帝不急,急死太监”。往往是这种认识忽视了审计部门有促进被检查单位完善其内控会计控制的重要作用,内部审计是随一个组织为适应内部经济监督的加强和管理效率的提高的需要而逐渐发展起来的,它既是建立在组织内部为组织最高负责人服务的独立监督行为,是内部控制的重要组成部分,又是对内部会计控制执行情况进行评价的一种设置,是对内部会计控制的再控制。但对很多医药连锁企业而言不仅内部审计机构设置不合理,隶属关系不清,具体业务缺乏指导,而且作用与认识脱节。

  三、现代医药连锁企业实现有效的内部会计控制的方法

  (一)提高企业领导者对内部会计控制的思想认识

  强调以人为本,要求企业内部控制要充分发挥人的作用,依靠提高人的综合素质、道德水准和法规意识,充分发挥控制者和被控制者的主动性、积极性和创造性,从而达到内部控制的最佳效果。会计控制如同内部控制一样,并不是各种制度、措施的简单加总,也不能简单地停留在只用制度加以规范的阶段,致使制度流于形式,因此,应转变传统观念,以新的角度诠释和思考,应认识到会计控制不仅是由多个因素组成的系统,而且在这个系统中,这些因素相互关联,形成了动态的过程,即内部会计控制的构建不仅涉及到部门内的具体岗位设置、业务操作等相对细节的问题,更为重要的是它需要相关各职能部门的通力协作,共同营造良好的控制环境、关注业务的风险评估、在各负其责的同时加强部门间的信息沟通,只有这样,才能不断促进会计控制的良性运行,真正达到防范资金风险确保资金安全的目的。内部会计控制的成败,取决于企业领导者的控制意识和行为,企业领导者的内部会计控制意识和行为是关键。企业领导者应注重内部控制,经过系统化的进人机制和培训机制,全面提高员工的综合素质,促进整个企业健康、持续、快速的发展。

  (二)逐步完善内部会计控制制度

  构建企业内部会计控制制度,需要从内外环境两方面着手,切实建立起一套行之有效的内部会计控制。外部环境的建设主要是从我国医药零售业的实际出发,充分发挥政府及法律规范在医药零售企业建立健全内部会计控制方面的权威作用;内部基础工作则需要从医药零售企业制度的完善即内部会计控制的具体环节入手,设计并运行起一套理想的会计控制。可以说一套完善的内部会计控制制度是目前各医药连锁企业所急需的内部控制制度。对他们来说必须在坚持以预防为主的前提下,采取内部稽核、审计等方式,建立内部牵制。内部牵制是以事务分管为核心的自检系统,通过职责分工和作业程序的适当安排,使各项业务活动能自动地被其他作业人员查证核实。主要有1、体制牵制制度,例如在各分店设置会计、出纳、验收、仓库保管等岗位;2、簿记牵制制度,一般是指原始凭证与记账凭证、会计凭证与账簿、账簿与会计报表之间的核对;3、实物牵制制度,是由两个或两个以上的人员共同掌管必要的实物;4、机械牵制制度,也就是说利用既定的标准或业务处理程序来控制各部门、岗位和人员。这样内外环境建设相互结合,最终发挥会计控制的应有作用。

  (三)加强连锁企业的预算控制

  预算控制是内部会计控制中广泛运用的一种控制方法。所谓预算,从字面上理解,就是预先测算、计算,是对某一组织在未来一段时间中有关经营活动的正式管理性定量标准。医药连锁企业作为总树杆与众多分枝杆的相连关系要求企业编制一套有效的预算控制程序是势在必行的,其包括1、确定医药连锁企业的预算方针和预算目标;2、明确预算原则、编制预算草案、协调预算;3、预算执行、监控和调整;4、进行预算考评。一套行之有效方针的确定是万物的开始,例如我们可以先确定今年的销售方向是什么?是大众所需的普药、参茸类、保健品类、还是中草药类,根据所售药品的方向来测算各连锁店的目标利润,从而使总公司同下属门店之间的成本核算相结合,最终达到我们会计控制的效果。就拿预算考评来说其是对企业内部各级责任部门或责任中心预算执行结果进行的考核和评价,是管理者对执行者实行的一种有效的激励和约束形式。预算考评具有两层含义,一是对整个利润预算管理系统的考评,即对企业经营业绩的评价,它是完善并优化整个利润预算管理系统的有效措施;二是对预算执行者的考核及其业绩的评价,它是实现预算约束与激励作用的必要措施。预算考评是预算控制过程中的一部分,也是我们会计控制结果的体现,所以它是一种动态考评,也是一种综合考评。预算考评在整个会计利润预算管理循环过程中是一个承上启下的环节。一套有效的预算控制可以降低企业成本,特别是我们这种连锁企业的成本费用。

  (四)全面提高货币资金的有效控制

  要想全面提高医药连锁企业的货币资金的有效控制必须实行:货币资金业务不相容职务分离控制。货币资金业务内部会计控制的基本要求是钱账分管,经营货币资金业务的人员与记录这些业务的人员分离。还应当建立货币资金业务岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督。具体说来可有第一、货币资金实物收付及保管只能由经授权的出纳人员负责处理,其他岗位人员不得接触未经支付的货币资金。第二、备用金控制。企业对一些频繁发生的日常小额零星支出,可建立定额备用金制度,并加以控制。其基本要点是:1、确定备用金的范围和定额。备用金的范围和定额应根据企业的实际情况来确定,在通常情况下,除工资备用金外,其他备用金定额不能过大。任何超过备用金定额的现金支出,都应事先取得特定的审批,并在一般现金中支付,而不在备用金中支付。2、确定备用金的保管人。每项备用金都需由专人保管,备用金保管人不能同时负责备用金、现金收入、现金支出的审批,也不能负责该项备用金的补充和支付记录。3、备用金的使用必须有发票等原始凭证来证实,并由内部审计人员或其他与该项备用金相对独立的人员不定期清点备用金。4、当备用金金额在规定数额以下,备用金保管人可将支付凭证交会计部门核对,补充备用金。5、为备用金使用人在银行开设备用金专户,定期将各备用金余额期与控制该备用金的总账余额进行核对。第三、财务印章控制。单位应加强财务印章的管理:1、财务专用印章应分别由专人保管。个人名章必须由本人或其授权人员保管,严禁一人保管支付款项所需的全部印章,以免舞弊。2、需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须严格履行签字或盖章手续。3、保护印章的安全。每一次印章使用都应作记录,印章必须与支票分开。

  (五)确立以“销”定“购”方针,确保最低存量

  做好医药连锁企业采购环节的物流管理,是整个购、销、存管理中的关键。一方面应将本企业所经营的药品品种进行分类管理,一般医药连锁企业经营的药品可分为“主导”与“辅助”两类,主导品种主要表现OTC药品及一些保健品其销售量大,是企业利润的主要来源;辅助品种主要有处方药品及中草药品其销售量小,是企业利润的补充,而销售量的大小是核定采购量的重要依据。另一方面应根据供应商与企业距离的远近来计算药品的到货期及本企业如何向各连琐店配货期等。根据企业前三个月平均出货量的平均数等具体情况来核定药品的采购量及最低库存量,一般应保证主导品种存货量达到平均出货的一个半月量.辅助品种存货量达到平均出货量的一个月量。这样不仅能保证销售的正常所需,而且能减少企业资金在采购环节的不必要占用,从而实现“钱”的效用最大化。

  (六)提高监督机制-----建立内部审计

  内部审计是在一个组织内部建立的一种独立的评价活动,并作为对该组织的活动进行审查和评价的一种服务。内部审计对企业管理起制约、防护、鉴证、促进、建设性和参谋作用。内部审计是随一个组织为适应内部经济监督的加强和管理效率的提高的需要而逐渐发展起来的,它既是建立在组织内部为组织最高负责人服务的独立监督行为,是内部控制的重要组成部分,又是对内部会计控制执行情况进行评价的一种设置,是对内部会计控制的再控制。现代大多数医药连锁企业可以说是以民营企业为主然而民营企业的生存和发展是一个修正的过程,在这个过程中内部审计发挥了重要的职能作用。在医药连锁企业的内部审计工作就会要求内部审计人员全面了解企业的风险领域和具备与他人有效沟通合作的能力。建立一套行之有效的内部审计,使其在工作中自身考核管理办法并在实际工作中不断完善,与时适事的进行修正和调整。是内部审计立足于医药连锁企业发展的重要前提。医药连锁企业的内部审计环境决定了内部审计人员和审计工作备受关注。内部审计人员的行为规则、纪律、业务标准均应纳入内部审计部门负责人的日常考核之中,并与个人的薪资挂勾,同时接受全体员工的监督,才能让企业所有者满意、放心,才能打下医药连锁企业内部审计的坚实基础。加强对权力的监督制约,是保障权力合法、合规、合理运行的必要条件。对权力的监督制约,有多种形式,就医药连锁企业来说,内部审计作为独立监督和评价本单位和所属单位财务收支、经济活动的真实、合法和效益的行为,是一个十分有效而又重要的内部监督形式。认真研究探讨,不断深化内部审计对权力监督制约实践的认识,把握其规律性,对充分发挥职能作用对加强内部会计控制有着十分重要的意义。

  四、结论

  总之,医药连琐企业有效的内部会计控制是顺利实现未来发展的前提。做好“钱”与“物”的融合更是医药连锁企业正常经营的基础,有好的内部会计控制,必然会加速“资金”的流转;快速的“资金”流转,必然使企业得到健康的发展。

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2021年1月21日 15:35
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