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公关活动的开展重要性

  摘要:在公关初期,公关活动的主要任务具有扩大组织的影响,提高组织的知名度,提高公众对组织的认知程度,增加组织的吸引力;实施双向的信息交流,有效地进行组织与公关对象之间的信息沟通。在组织推出新的产品、新的服务项目、新的经营方式时,要及时利用各种形式的公关活动进行宣传介绍,消除公众的观望心理,诱导他们做断的尝试。在组织发展顺利时,公关活动要宣传已取得的成绩,进一步扩大影响,强化组织在公众心目中的良好形象。通过公关活动的开展,使组织付出的努力让社会知道,在公众的心目中树立良好的组织形象,提高组织的竞争力。

  关键词:信息采集;组织协调;公关活动

  第一章采集信息

  秘书人员应及时搜集与组织发展密切相关的各种信息,并及时将信息和对信息的剖析反馈给组织的决策部门,提供决策咨询和建议,以更好地发挥决策参谋作用。信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息。信息收集是信息得以利用的第一步,也是关键的一步。信息收集工作的好坏,直接关系到整个文秘工作的质量。

  一、保证信息收集质量分析

  (一)准确性原则

  该原则要求所收集到的信息要真实,可靠。当然,这个原则是信息收集工作的最基本的要求。为达到这样的要求,信息收集者就必须对收集到的信息反复核实,不断检验,力求把误差减少到最低限度。

  (二)全面性原则

  该原则要求所搜集到的信息要广泛,全面完整。只有广泛、全面地搜集信息,才能完整地反映管理活动和决策对象发展的全貌,为决策的科学性提供保障。当然,实际所收集到的信息不可能做到绝对的全面完整,因此,如何在不完整、不完备的信息下做出科学的决策就是一个非常值得探讨的问题。

  (三)时效性原则

  信息的利用价值取决于该信息是否能及时地提供,即它的时效性。信息只有及时、迅速地提供给它的使用者才能有效地发挥作用。特别是决策对信息的要求是“事前”的消息和情报,而不是“马后炮”。所以,只有信息是“事前”的,对决策才是有效的。

  二、信息收集方式分析

  (一)社会调查

  社会调查是获得真实可靠信息的重要手段。社会调查是指运用观察、询问等方法直接从社会中了解情况,收集资料和数据的活动。利用社会调查收集到的信息是第一手资料,因而比较接近社会,接近生活,容易做到真实、可靠。

  (二)建立情报网

  管理活动要求信息准确,全面,及时。为了达到这样的要求靠单一渠道收集信息是远远不够的。特别是行政管理和政府决策更是如此。因此必须靠多种途径收集信息,即建立信息收集的情报网。严格来讲,情报网络是指负责信息收集、筛选、加工、传递和反馈的整个工作体系,而不仅仅指收集本身。

  (三)战略性情报的开发

  战略性情报是专为高层决策者开发,仅供高层决策者使用的比一般行政信息更具战略性的信息。

  (四)从文献中获取信息

  文献是前人留下的宝贵财富,是知识的集合体,在数量庞大、高度分散的文献中找到所需要的有价值的信息是情报检索所研究的内容。

  信息收集的过程一般包括以下步骤:

  (一)制定收集计划

  只有制定出周密、切实可行的信息收集计划,才能指导整个信息收集工作正常地开展。

  (二)设计收集提纲和表格

  为了便于以后的加工、贮存和传递,在进行信息收集以前,就要按照信息收集的目的和要求设计出合理的收集提纲和表格。

  (三)明确信息收集的方式和方法。

  (四)提供信息收集的成果

  要以调查报告、资料摘编、数据图表等形式把获得的信息整理出来,并要将这些信息资料与收集计划进行对比分析,如不符合要求,还要进行补充收集。

  三、信息收集范围分析

  信息收集的范围可从三种角度来划分:

  (一)内容范围

  内容范围是指根据信息内容与信息收集目标和需求相关性特征所确定的范围,包括本身内容范围和环境内容范围。本身内容范围是由事物本身信息相关内容特征组成的范围;环境内容范围是由事物周边、与事物相关的信息的内容特征组成的范围。

  (二)时间范围

  时间范围是指在信息发生的时间上,根据与信息收集目标和需求具有一定相关性的特征所确定的范围,这是由信息的历史性和时效性所决定的。

  (三)地域范围

  地域范围是指在信息发生的地点上,根据与信息收集目标和需求具有一定相关性的特征所确定的范围。这是由信息的地域分布特征和信息收集的相关性要求所决定的。

  信息源

  四、信息源分析

  联合国教科文组织(UNESCO)在其出版的《文献术语》中将信息源定义为:“组织或个人为满足其信息需要而获得信息的来源,称为信息源。”

  信息源一般分为实物型信息源、文献型信息源、电子型信息源和网络信息源。

  (一)实物型信息源

  实物型信息源,又称现场信息源,是指具体的观察对象在运动过程中直接产生的有关信息,包括事物运动现场、学术讨论会、展览会等。

  (二)文献型信息源

  文献型信息源主要是指承载着系统的知识信息的各种载体信息源,包括图书、报纸、期刊、专利文献、学位论文、公文等。

  (三)电子型信息源

  电子型信息源是指通过使用电子技术实现信息传播的信息源,包括广播、电视、电子刊物等。

  (四)网络信息源

  网络信息源是一种比较特殊的信息源,是指蕴藏在计算机网络,特别是因特网中的有关信息而形成的信息源。

  五、信息采集分类分析

  秘书人员应采集以下几方面的信息:

  (一)收集政府决策信息。政府的方针政策直接关系到组织的发展战略和经营方针,因此秘书人员必须注意收集和研究政府的决策信息。

  (二)收集法律法令信息。秘书人员应熟悉法律条文的修订和颁布情况,以便决策时依法规范自己的组织行业,帮助组织取得合法的权益,减少不必要的损失。

  (三)收集新闻报道中与本组织有关的信息,以便及时将单位的新情况、新动向,通过新闻媒价传播出去,吸引公众的注意。

  (四)注意收集公众对组织的机构设置、管理水平、人员素质、办事效率、服务质量,以及产品质量、品种、价格、包装等方面的评价。只有把握组织在公众心目中的整体形象方面的信息,才能对组织的发展作出正确的决策。

  (五)公众信息收集。要赢得公众的信任与支持,必须了解公众的需要和要求,了解他们的分布情况,了解他们对服务或产品的意见等。

  (六)秘书人员还要掌握竞争对手的情况,了解竞争对手的人员配备、技术力量、管理方式、产品质量、销售服务情况、资金实力等方面的信息。

  第二章组织内部的引导协调工作研究

  一、新形势下的办公室协调工作研究

  办公室作为综合办事机构,是承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的枢纽,具体的工作总结起来就是大家通常所说的:“三服务”,即“为领导服务、为基层单位和其它部门服务、为群众服务”。办公室工作的作用:一是上情下达、下情上传,发挥枢纽作用;二是协助领导处理日常事务,发挥助手作用;三是草拟文件、处理信息、搞好调查研究,使领导及时把握各种重要情况,发挥参谋作用。办公室的职能:根据办公室的工作性质及其所处位置,其主要职能可以概括为“办事、当参谋”。具体而言,“办事”是指办文、办会、接待及其它工作等,象目前很多单位办公室的综合职能更多,如党群、组织、工会、纪检、信访、团的工作等。“当参谋”体现为出主意、提方案、搜集信息、调查研究等。办公室工作的特点是:工作琐碎而繁杂,千头万绪,但并不是无章可循,而是具有一定的特点,主要体现在:一是从属性。办公室的工作要始终遵循为领导服务、为基层单位和机关科室服务、为群众服务的基本指导思想。二是政治性。办公室的工作是体现、执行、贯彻领导意图的工作,这些工作都具有很强的政治性和政策性,直接影响各种方针、政策的贯彻执行。三是事务性。办公室的工作大多很具体,电话、文件、会议、接待等等,事务尽管琐碎,却非常具体。通过以上对办公室工作职能、作用、特点的分析,我想结合实际工作情况谈一下办公室在做好协调工作方面的一点体会。

  二、正确认识协调工作

  办公室工作千头万绪、纷繁复杂,协调工作有时候就被忽视了,事实上,协调工作是各项工作顺利开展的基本。协调工作做好了,就能使整个工作处在一种平衡、协作、有序的状态下,才能较好地开展其他各项工作。

  办公室在协助领导处理整体性、全局性事务的同时,要直接负责一些协调工作。办公室的协调是领导授权和委托的一部分工作,目的是帮助领导摆脱具体事务,让领导集中精力考虑和研究重大决策。协调是在领导授权范围内进行的,只能向协调对象协商、说明,事后再将协调结果向领导汇报,而不能发号施令,擅自作出决断。所以,办公室在协调时要以平等的地位与其他部门进行沟通,而不能居高临下、盛气凌人。

  三、协调工作的作用

  协调工作是办公室、尤其是办公室主任的一项主要职责,通过协调,能够将各单位、各部门凝聚在一起,能够减少工作中的矛盾,提高工作效率,将个体优势转化为整体优势,更大限度地发挥单位和部门的整体作用;通过协调,可以加强部门、单位间的联系,畅通信息渠道;可以密切领导和群众的关系;通过协调,可以为领导排忧解难,让领导摆脱具体事物的纠缠,使他们集中精神谋划建设和管理问题;协调能够使一些亟需加以解决的问题得到及时解决,缓解矛盾,理顺各部门的关系,使无序转化为有序,促进各项工作平稳顺利、有条不紊地开展下去。

  四、认真细致地做好协调工作

  曾国藩曾有一句名言:“驭下之道,最贵推诚,不贵权术。”这句话是说要做好协调工作首先就必须“诚”,只有诚心待人,真心沟通,才能做好协调工作。从事办公室工作的人员、尤其是办公室主任,要处理好各方面的关系,做好协调工作,就要掌握好协调的原则和方法。

  (一)原则性和灵活性原则

  办公室在处理各项事务时,必须坚持从全局出发,为全局服务的原则,协调工作不能以损害全局利益为代价进行。在遇到局部利益与整体利益发生冲突时,办公室应从全局出发、从长远利益出发,努力说服有关单位、部门服从原则。但有时过分坚持原则,反而会出现适得其反的作用,导致严重失调的局面,这就需要我们在不失原则的前提下,灵活运作,使应该落实的问题尽快落实,使协调的各方能较满意地接受协调的意见。但妥协和让步必须是在保持整体利益的前提下进行,否则将会带来更尖锐的矛盾和冲突。

  (二)互相尊重和平等待人原则

  人与人之间是平等的,各职能部门之间也是平等的,大家是共同协作的关系,所以在协调时,一定要采取平等协商的态度,而不能以命令代替协商,强加于人。在做协调工作时,一定要摆正态度,与协调对象平等交换意见,只有这样才能和协调对象拉近距离、平等协商,才有可能较快、较顺利地达到协调的目的。在协调沟通时,要站在对方的角度处理问题,体谅对方的实际困难,及时听取对方的意见和建议,在思想沟通的基础上达到求同存异的目的。即使在上级领导对某项协调事宜有明确批示时,也要认真地听取协调对象的意见和建议,晓之以理,动之以情。如果领导的批示确有不妥,也应如实向批示的领导汇报,以求问题的正确解决。

  (三)公平公正和实事求是原则

  在协调工作中要增强透明度,避免暗箱操作,要有正确的依据,不能凭主观武断,更不能掺杂个人成见。协调部门之间的关系,其实质还是人与人之间的接触。协调各种矛盾时要尊重历史,正确看待历史遗留问题和历史形成习惯,不能对历史遗留问题放之不管、推卸责任,而是要搞清楚,弄明白这些问题形成的原因,找到解决的办法或做好解释工作。协调者在听取各方意见的同时,应始终坚持实事求是原则,要及时掌握相关情况深入了解事情的实质,然后以客观事实为依据进行协调。协调者要把握自己的立场,不能在多种意见之间迷失方向。

  (四)维护团结和服务沟通原则

  协调工作一般是因为沟通不畅或意见不一致,才需要调解,调解的目的就是通过沟通消除裂痕,避免各行其是、各自为政,影响团结、影响集体战斗力等现象的发生。因此,我们在协调工作中,一定注意维护各方面的团结和友谊,特别是在协调领导班子成员工作关系时,一定要十分注意维护领导班子的团结。而办公室主任作为协调者,其实也是服务者,要牢固树立服务意识,在协调的时候要认真负责、热情周到,主动服好务,多与领导、其它科室、基层单位和相关人等多沟通,做到腿勤、嘴勤、眼快、心明。在某些必要的时候,为了避免引起不必要的争议,甚至可以委曲求全,充当一下“替罪羊”的角色。

  总之,做好协调工作,是其他各项工作得以顺利开展的基础,但这并不是说做好了协调工作就做好了其他工作。社会在发展,时代在进步,要做好新形势下办公室工作,必须时刻注意提高自己的政治理论水平、文化水平和各项业务能力,必须认清形势、把握大局、立足大局、服务大局,必须增强责任感、紧迫感、使命感,提高工作的自觉性、主动性,才能出色地履行各项职责,完成领导交办的任务。

  五、组织协调系统研究

  现代社会组织是一个开放式的系统,其各要素与社会环境之间的协同作用是非常重要的。因此,应教育引导内部员工珍视和维护组织形象,牢固树立组织的公共关系思想。秘书人员要使广大员工懂得,组织良好形象的建立,不仅仅是少数领导和公关人员的事,它需要全体员工工共同努力。

  (一)树立公众利益第一的观念;

  (二)保质保量完成工作任务,为社会提供优质产品或优质服务;

  (三)使每一名员工都成为一名公关人员,能积极主动地向外界公众传播介绍本组织的服务项目、服务方式、服务特点和各方面的成就,树立良好的组织形象。

  (四)教育和培训员工懂得公共关系知识,掌握公关实务和技巧。

  第三章、组织处部的协调工作分析

  公共关系就是组织与社会环境之间的一种协调沟通机制,即运用各种协调、沟通的手段,为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友、减少摩擦、调解冲突,为组织的生存、发展创造“人和”的环境。

  办公室是一个单位承上启下的综合部门,主要宗旨是“参与政务、管理事务、搞好服务”,其特点是繁、忙、杂、难。从事办公室工作的人员要有一定的组织能力,作为兵头将尾,能否圆满地履地职责,只有将办公室的文明文秘、文档、计财、后勤、基建等五方面正常运作起来,就可以搞好内部服务,协调好内外关系。

  一、参与政务、管理事务、做好服务

  参与政务、管理事务、协调领导决策,是各位办公室主任最重要的工作职责。参与政务的目的,就是做好服务,所以参与政务最重要的是协助领导管理政务和参与领导决策。参与领导决策主要是协助领导调查研究,制定科学决策以及实施意见、方案,无论是参与政务,还是管理事务,都是为分局内部工作服务的。因此,做好服务工作是办公室工作的最根本宗旨,为领导服好务,为政务服好务,完成领导交办的各项任务,协助领导处理日常性工作。办公室工作来自四面八方、工作千头万绪,无不带有服务性,办事、办文、办会等等工作,都很重要,都不可缺少,有的甚至事关全局,不办不行,迟办了误事。为此,做好服务工作,办公室要履行各种管理职能,如文书处理、文秘工作、后勤服务等等,以及分局日常行政事务管理。既要为领导服好务,还要为单位内部服好务。

  二、组织与协调工作原则和方法分析

  协调工作涉及方方面面,在协调时一定要注意掌握原则和方法,就是在组织协调各方面的关系,处理各种矛盾时,必须遵循党的方针政策、国家的法律和法令,以及上级规定,本单位的制度等等,作为办公室主任在组织协调工作时,要时刻注意自己的身份,做到既积极协助有关领导进行组织协调工作,又要不越权。对领导已做了决定的问题,要按照领导意图统一协调,认真负责地贯彻执行,对涉及多方面的,要多请示领导,并按照指示意见执行。总之,要通过协调,既使各项领导决策得到顺利贯彻实施,又要使各部门的职能得到充分发挥,保持单位的各项工作正常运转,实现年初制定的各项目标任务而努力完成。

  总结

  文秘工作在现代社会越来越重要,文秘工作信息收集、采集、分析等系列工作中的重要工作,信息和对信息的剖析反馈给组织的决策部门,提供决策咨询和建议,以更好地发挥决策参谋作用。信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息。信息收集是信息得以利用的第一步,也是关键的一步。信息收集工作的好坏,直接关系到整个文秘工作的质量。办公室作为综合办事机构,是承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的枢纽,具体的工作总结起来就是大家通常所说的:“三服务”,即“为领导服务、为基层单位和其它部门服务、为群众服务”。公共关系就是组织与社会环境之间的一种协调沟通机制,即运用各种协调、沟通的手段,为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友、减少摩擦、调解冲突,为组织的生存、发展创造“人和”的环境。

  参考文献

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2021年1月15日 18:16
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